Contenu de la BDES Comment organiser et alimenter votre Base de Données Economiques et Sociales ?

La BDES ou BDU contient un certain nombre d’informations qui doivent être regroupées dans de grandes rubriques et sous-rubriques et mises à jour régulièrement.

Une présentation sous forme de rubriques

La BDES rassemble différentes informations jusqu’alors éparpillées dans une multitude de documents afin de permettre aux élus de s’approprier plus facilement l’information. L’ensemble de ces informations est regroupé, ce qui contribue à donner une vision claire et globale. De ce point de vue c’est un outil de simplification.

Mais il n’est pas forcément simple pour l’employeur de remplir sa BDES et de la découper en rubriques. D’autant que les rubriques et sous-rubriques obligatoires de la BDES ont évolué au fil du temps avec notamment l’ajout d’une rubrique sur l’égalité professionnelle, depuis le 1er janvier 2016, rubrique qui reprend grandement le contenu du rapport sur la situation comparée et qui a été enrichie par la loi travail de 2016.

Certains documents doivent aussi y figurer comme le livret d’épargne salariale qui peut être inséré dans la rubrique de la BDES relative à la rémunération des salariés et des dirigeants.

Attention, la dernière réforme du Code du travail qui a mis en place le CSE a aussi touché au contenu de la BDES ! Un décret publié fin décembre 2017 impose ainsi un contenu plus détaillé en l’absence d’accord.

Des petits aménagements ont aussi été apportés par la loi avenir professionnel publiée en septembre 2018 et élargissent les informations à faire figurer relatives à l’égalité de rémunération et à la formation professionnelle.

Enrichir régulièrement le contenu de la BDES

Plusieurs acteurs de l’entreprise seront amenés à travailler ensemble afin d’alimenter la BDES et de se projeter sur les années futures. La BDES doit contenir des informations sur 6 ans : l’année en cours, les 2 années précédentes et, telles qu’elles peuvent être envisagées, les 3 années suivante. Sachant que pour les années futures, donner de grandes tendances peut suffire.

Ils doivent veiller à bien présenter la BDES et à l’actualiser régulièrement. En l’absence d’accord, le Code du travail  oblige l’employeur à informer les représentants du personnel de l’actualisation de la base de données selon des modalités qu’il détermine.

Via la BDES, les élus doivent avoir des informations sur la stratégie de l’entreprise. La BDES sert de support aux 3 grandes consultations du CE/CSE, notamment la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise.

Tous les bilans et rapports récurrents n’ont plus à être établis en tant que tel, il suffit de mettre les informations correspondantes à disposition dans la BDES. Il faut cependant veiller à mettre ces informations régulièrement à jour et mettre à disposition des élus les éléments d’analyse ou d’explications lorsqu’ils sont prévus par le Code du travail. Le bilan social étant dans un cas un peu particulier.

Attention, depuis les ordonnances Macron, il y a davantage de possibilité de négociation concernant la BDES : organisation, architecture et contenu de la BDU-BDES peuvent notamment être ouverts à la négociation. Il s’agit toutefois d’une simple possibilité : rien n’oblige les employeurs à ouvrir des négociations concernant la BDES.