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Tout savoir sur la BDESE

La BDESE (anciennement BDES) est en principe obligatoire dans chaque entreprise d’au moins 50 salariés. Elle sert de support aux informations et consultations récurrentes du CSE. Il s’agit donc d’un outil d’information très important pour les élus du CSE. Comment la mettre en place ? Qui peut la consulter et quand ? Nous faisons le tour d’horizon des questions et réponses à connaître pour maitriser sa BDESE.

D’où vient la BDESE ?

Tout est parti d’un accord national interprofessionnel (ANI du 11 janvier 2013) repris ensuite par la loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013.

La base de données est obligatoire depuis :

  • le 14 juin 2014 pour les entreprises d’au moins 300 salariés ;
  • le 14 juin 2015 pour les entreprises de 50 à 300 salariés.

Initialement dénommée « BDU » (base de données unique) par les partenaires sociaux, elle s’est ensuite appelée pendant plus de 7 ans « BDES » (base de données économiques et sociales) avant de devenir la BDESE (base de données économiques, sociales et environnementales) le 25 août 2021.

Quand faire une BDESE ?

Dès lors que l’entreprise compte au moins 50 salariés, il est obligatoire d’avoir une BDESE (anciennement BDES) sous peine de sanctions.

Quand l’entreprise franchit le seuil de 50 salariés, l’obligation de mettre en place la BDESE va arriver en même temps que l’extension des attributions du CSE.
Comme il faut attendre 12 mois après avoir atteint le seuil de 50 salariés puis encore 12 mois pour étendre les missions du CSE, concrètement cela va donc laisser un délai de 2 ans à l’entreprise pour mettre en place la BDESE.

La mise en place de la BDESE se fait au niveau de l’entreprise. Ainsi il n’y a pas d’obligation de mettre en place une base de données par établissement. Il est possible de négocier sur le sujet, notamment pour les entreprises comportant des établissements distincts.
S’il s’agit d’une unité économique et sociale (UES), la loi n’apporte pas de précision mais l’Administration s’est prononcée pour une mise en place au niveau de l’UES.
Lorsqu’il s’agit d’un groupe, il n’existe aucune obligation de créer une BDESE à son niveau. Si cette solution est retenue, elle vient alors s’ajouter aux bases de données instaurées obligatoirement au niveau de chaque entité.

L’obligation de mise en place de la BDESE est d’ordre public. Il n’est donc pas possible de l’écarter.

Notez-le : Si la mise en place du CSE est obligatoire dans les entreprises de 11 salariés ou plus, elle n’est en aucun cas liée à la création de la BDESE. Celle-ci demeure obligatoire seulement à partir de 50 collaborateurs.

Comment mettre en place la BDESE ?

Chaque employeur a la responsabilité de mettre en place la BDESE (anciennement BDES). Il peut choisir d’associer les représentants du personnel à la mise en place ou non.
Le support est libre (papier ou informatique) sauf dans les entreprises d’au moins 300 salariés où la voie électronique s’impose en l’absence d’accord.
Pour une consultation utile, la qualité et la lisibilité des informations mises à disposition des représentants du personnel sont indispensables.
Quant à savoir ce que doit contenir la BDESE, il faut d’abord regarder ce qu’impose la loi (10 thèmes aujourd’hui) avant de réfléchir aux possibilités d’adaptation par accord.
L’employeur ne doit pas oublier de vérifier l’existence d’un éventuel accord de branche sur la BDESE si l’entreprise compte moins de 300 salariés.

Quel est le contenu de la BDESE ?

La BDESE (anciennement BDES) contient les informations nécessaires aux consultations du CSE :

  • sur les orientations stratégiques de l’entreprise ;
  • sur la situation économique et financière ;
  • sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.

Elle comporte également l’ensemble des informations communiquées de manière récurrente aux élus. 10 rubriques sont à renseigner :

  • les investissements ;
  • les fonds propres et l’endettement ;
  • l’égalité professionnelle ;
  • les activités sociales et culturelles ;
  • la rémunération des salariés et des dirigeants ;
  • la rémunération des financeurs ;
  • les flux financiers à destination de l’entreprise ;
  • les partenariats ;
  • les transferts commerciaux intragroupe ;
  • et enfin les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise.

La BDESE contient également des sous-rubriques dont le contenu diffère selon que l’entreprise compte plus ou moins de 300 salariés.

Les données notées dans la BDESE (anciennement BDES) doivent porter sur l’année en cours. En l’absence d’accord collectif, la BDESE intègre également ces mêmes informations concernant les deux années qui précèdent et propose un prévisionnel pour les trois années à suivre.
D’autres informations peuvent être ajoutées à la suite d’un accord d’entreprise, de groupe ou de branche.

Qui peut consulter la BDESE ?

La BDESE est un outil pratique pour la direction, mais également le service des ressources humaines et le service financier. Elle doit aussi être transmise :

  • aux membres du CSE et le cas échéant du CSE central ;
  • aux délégués syndicaux

La BDESE (anciennement BDES) est accessible en permanence aux membres du CSE et le cas échéant du CSE central d’entreprise.
Les délégués syndicaux ont aussi un accès à la BDESE. Elle peut ainsi être d’une grande utilité pour les délégués syndicaux dans le cadre des négociations obligatoires

Concernant l’inspection du travail, la règle de la mise à disposition des rapports et informations par le biais de la BDESE est d’ordre public. Il semble donc nécessaire de lui ouvrir un accès à la BDES-BDESE.

Quel accès ont les élus à la BDESE ?

Il est possible de négocier sur les modalités de fonctionnement de la BDESE (anciennement BDES) et notamment ses modalités de consultation et d’utilisation.
L’employeur peut prévoir, par exemple, des plages horaires de consultation dans le cadre d’un accord.
En l’absence d’accord, c’est l’employeur qui fixe les modalités d’accès à la BDESE. Il doit uniquement veiller à ce que les règles fixées permettent aux représentants du personnel d’exercer utilement leurs compétences.
Le Code du travail prévoit un accès en permanence à la BDESE mais il ne faut pas l’interpréter comme un accès 24h/24 et 7 jours sur 7.
Certaines informations étant confidentielles, il est important que les droits d’accès à la base, fournis par l’employeur, soient strictement personnels et qu’ils ne puissent pas être transmis à un tiers.
Les représentants du personnel qui accèdent à ces données sont, dans le même temps, soumis à une obligation de discrétion et de confidentialité. L’employeur doit leur signaler les informations disposant d’un caractère confidentiel et la durée de cette confidentialité

Quelles ont été les changements marquants de la BDESE (anciennement BDES) ?

Le changement le plus notable est bien entendu la transformation de la BDES en BDESE et son élargissement aux informations relatives aux conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise.

La base de données évolue régulièrement. Au cours des dernières années elle a notamment changé de destinataire avec la mise en place des CSE qui ont notamment remplacé les CE et CHSCT.

Elle s’est aussi ouverte à la négociation avec la possibilité d’écarter par accord certains thèmes (les partenariats et les transferts commerciaux et financiers entre les différentes entités du groupe), ou de négocier la temporalité des informations de la BDESE, donnant davantage de marge de manœuvre aux entreprises.

A signaler également : sa mise en place par voie électronique est devenue obligatoire pour les plus grosses entreprises, sauf accord contraire.

Quelles sanctions sont encourues en cas de non-respect de la BDESE ?

La loi n’a pas prévu de sanction spécifique pour les entreprises qui ne remplissent pas leurs obligations concernant la BDESE (anciennement BDES). Toutefois, cela ne veut pas dire pas pour autant qu’elles ne courent aucun risque. Le fait pour une entreprise de ne pas mettre en place la BDESE l’expose à un délit d’entrave. Cette action pourra être déclenchée par les représentants du personnel de l’entreprise ou suite à transmission d’un procès-verbal de l’inspection du travail. Ce délit est puni de 7500 euros d’amende. Le délit d’entrave peut également être reconnu si :

  • la BDESE mise en place est incomplète ;
  • la BDESE n’est pas mise à jour ;
  • les élus n’y ont pas accès.

Autre risque pour l’employeur : les représentants du personnel peuvent saisir le juge des référés en urgence pour qu’il ordonne une mise en conformité.

Les élus du comité social et économique peuvent aussi opposer à leur employeur l’absence de BDESE lors de la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise.
Certaines décisions de justice (rendues à propos de la BDES) laissent à penser que le non-respect de la BDESE peut aussi bloquer un projet de cession ou un PSE.