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Tout savoir sur la BDES

La BDES est présente dans les entreprises avec de nouvelles règles mises en place ces dernières années. Son importance est majeure et sa mise en place désormais obligatoire pour les entreprises de 50 salariés et plus. Elle doit, en outre, faire preuve d’une grande transparence. Quelles sont les clés de son emploi, son principe, son contenu ? Comment la mettre en place et la consulter ? Voici autant de questions et réponses à connaître pour mieux l’appréhender…

C’est en janvier 2013 que l’outil BDES a été créé par les partenaires sociaux dans le cadre de l’accord national interprofessionnel (ANI). Inscrit dans la loi de sécurisation de l’emploi, son entrée en vigueur pour les plus grosses entreprises date du 14 juin 2014. Depuis, la base a évolué, prenant plus d’importance et touchant davantage d’entreprises. La BDES est aujourd’hui devenu un élément majeur pour les instances représentatives du personnel comme pour la direction.

Qu’est-ce que la BDES ?

L’article L. 2312-18 du Code du travail définit le contenu de la BDES comme étant l'ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l'employeur met à disposition du comité social et économique (CSE) qui remplace notamment le comité d’entreprise. Plus simplement, il s’agit d’un support qui compile toutes les grandes orientations économiques et sociales de l’entreprise. Dedans figure la stratégie envisagée en matière d’activité, d’emploi, d’organisation du travail, entre autres. La mise à jour des informations et données de la BDES se fait de façon régulière par l’employeur.

Quand les entreprises doivent-elle mettre en place la BDES ?

La BDES est obligatoire dans toute entreprise de 50 salariés et plus dotée de représentants du personnel. Sa mise en place est obligatoire au niveau de l’entreprise. Aussi, s’il existe plusieurs établissements avec un nombre de salariés total dépassant le nombre de 50, le document est à mettre en place de façon globale. Lorsqu’il s’agit d’un groupe, il n’existe aucune obligation de créer une BDES à son niveau. Si cette solution est retenue, elle vient alors s’ajouter aux bases de données instaurées obligatoirement au niveau de chaque entité. Attention à vérifier qu’il n’existe pas un accord collectif prévoyant d’autres modalités concernant la mise en place de la BDES.

Quelles informations contient la BDES ?

La base de données économiques et sociales (BDES) regroupe différentes informations parmi lesquelles les éléments concernant :

  • Les investissements (social notamment)
  • L’égalité professionnelle
  • Le détail des fonds propres, de l’endettement et des impôts
  • La rémunération des salariés et dirigeants
  • La représentation du personnel et les activités sociales et culturelles
  • La rémunération des actionnaires et de l’actionnariat
  • Les flux financiers à destination de l'entreprise
  • Le détail des partenariats conclus
  • Les transferts de capitaux, les cessions, fusions et acquisitions effectuées entre les établissements lorsqu’il s’agit d’un groupe

Ces données notées dans la BDES doivent porter sur l’année en cours. En l’absence d’accord collectif, la BDES intègre également ces mêmes informations concernant les deux années qui précèdent et propose un prévisionnel pour les trois années à suivre.

D’autres informations peuvent être ajoutées à la suite d’un accord d’entreprise, de groupe ou de branche.

À qui est destinée la BDES ?

La BDES est un outil pratique pour la direction, mais également le service des ressources humaines et le service financier. Elle doit aussi être transmise :

  • aux membres du CSE et le cas échéant du CSE central (ou au CE, au CHSCT ou à la DUP pour les entreprises n’ayant pas encore organisé les élections CSE) ;
  • aux délégués syndicaux
La BDES est aussi consultable par l’inspecteur du travail

La BDES donne alors une vision globale sur la situation de l’entreprise et ses ambitions. Ces renseignements sont notamment présents dans le descriptif des orientations et dans les données concernant l’évolution des métiers, des compétences recherchées et de l’organisation du travail.

Notez-le : Si la mise en place du CSE est obligatoire dans les entreprises de 11 salariés ou plus, elle n’est en aucun cas liée à la création de la BDES. Celle-ci demeure obligatoire seulement à partir de 50 collaborateurs.

Comment se fait la consultation des informations de la BDES ?

La base de données économiques et sociales (BDES) doit être accessible à tout moment et donc laissée à la libre consultation des instances représentatives du personnel.

Afin de simplifier sa consultation, la BDES doit prévoir un accès facilité aux informations essentielles. Ainsi, les résultats de l’entreprise comme les effectifs doivent être mis en évidence.

Les représentants du personnel qui accèdent à ces données sont, dans le même temps, soumis à une obligation de discrétion et de confidentialité, conformément à l’article L. 2312-36 du Code du travail. L’employeur doit alors signifier les informations disposant d’un caractère confidentiel et la durée sur laquelle s’applique cette contrainte de non-divulgation.

Quelles sont les évolutions de la BDES ?

Les réformes successives ont conduit à une évolution de la base de données économiques et sociales. Ainsi, elle voit ses attributs et sa portée changer, en faisant désormais un document majeur pour toutes les entreprises d’au moins 50 salariés.

Les évolutions de la BDES liées à la réforme du Code du travail en 2017

La première modification concerne la mise en place du comité social et économique. De fait, la BDES s’adresse aux membres de cette nouvelle instance. Elle peut aussi être davantage négociée. Ainsi, un accord d’entreprise majoritaire ou en l’absence de délégué syndical, un accord entre l’employeur et la majorité des membres titulaires du CE ou du CSE peut définir :

  • l’architecture et le contenu de la BDES
  • les règles de fonctionnement de la BDES. Cela concerne, entre autres, les droits d’accès.

Ces dispositions ne reviennent toutefois pas sur les éléments fixés par la loi, notamment la présence dans la base des neuf thèmes obligatoires, définis plus haut. Seuls deux d’entre eux peuvent être exclus : les partenariats et les transferts commerciaux et financiers entre les différentes entités du groupe.

Les modifications de la BDES en 2019

Depuis le 1er janvier 2019, la BDES doit inclure les informations liées à la mise en œuvre des entretiens professionnels et de l’état des lieux récapitulatif au bout de 6 ans

Une autre modification porte sur l’égalité de rémunération femmes-hommes. Le BDES précise différentes informations au sujet des indicateurs retenus pour justifier de l’écart de rémunération entre homme et femme. Cette dernière disposition entre en vigueur à différentes dates selon l'effectif de l’entreprise.

Le règlement européen sur la protection des données personnelles entré en application le 25 mai 2018 a influé sur les démarches liées à la BDES. La principale modification concerne les déclarations jusque-là obligatoires auprès de la CNIL. En lieu et place, les entreprises doivent tenir un registre de traitement des données personnelles collectées. Cette mesure est obligatoire quand le contenu de la base de données économiques et sociales permet d’identifier une ou plusieurs personnes de façon directe ou indirecte.
Le registre de traitement des données personnelles collectées est également mis en place si la consultation de la BDES impose la détention d’un code d’accès avec des informations nominatives.

Les autres sanctions liées au non-respect de la BDES

Différentes sanctions sont encourues par l’employeur si la BDES n’est pas mise en place. Ce manquement est susceptible de constituer un délit d’entrave puni de 7500 euros d’amende.

Si la BDES est incomplète (information en moins, années manquantes, etc.) ou mal mise à jour, les instances représentatives du personnel ont aussi le droit d’aller en justice pour obtenir la transmission des informations manquantes.

Les élus du comité social et économique peuvent aussi opposer à leur employeur l’absence de BDES lors de la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise.