Planification des heures de délégation : jusqu’où peut aller l’employeur ?

Heures de délégations : une planification administrative

La première option pour encadrer la prise des heures de délégation : la traditionnelle mise en place des bons de délégation. Le principe : si l’employeur ne peut imposer un accord préalable à la prise d’heures de délégation, il est en revanche fondé à exiger une information préalable.

Cette information prend la forme d’un bon de délégation, complété par l’élu ou le représentant syndical sur un modèle fourni par l’employeur. Selon la Cour de cassation (soc., 12 juin 2007, n° 06-40.957), ce document doit comporter un certain nombre de mentions :

• identité ;
• mandat exercé (celui au titre duquel le crédit est utilisé, important en cas de cumul de mandats) ;
• date et heure de départ ;
  heure de retour, à indiquer au plus tôt lors du retour ;
• éventuellement, une case supplémentaire relative à l’ « heure de retour prévisible ».

Avant d’imposer aux élus d’utiliser ce bon de délégation, sous peine de sanction disciplinaire, il est nécessaire d’en prévoir le principe dans le règlement intérieur du CSE, dans un accord d’entreprise ou de procéder au minimum à une consultation du CSE.

Cet outil ne va pas limiter les possibilités de prise des heures par les élus ni orienter les périodes de prise de ces heures. Néanmoins, il va permettre :

• de faciliter le suivi des heures de délégation pour le décompte du temps de travail et le déclenchement des heures supplémentaires ;
• de vérifier la couverture au titre des accidents du travail ;
• de réaliser le décompte obligatoire des temps de délégation qui doit figurer en annexe du bulletin de paie.

Rappel : aucun délai de prévenance ne peut être imposé pour la prise des heures de délégation. Une exception existe toutefois pour l’utilisation des heures épargnées sur les précédents mois : dans ce cas, l’article R. 2315-5 du Code du travail fixe un délai de prévenance minimal de 8 jours.

Heures de délégation : une planification temporelle

Sur la planification temporelle des heures de délégation, les possibilités d’encadrement de l’employeur demeurent limitées. Le principe reste celui de la liberté des élus quant au moment choisi pour prendre les heures de délégation à leur disposition.

Pour la bonne organisation de l’entreprise, il peut toutefois être utile d’échanger avec l’élu en début de mandat afin de voir si certaines heures de délégation peuvent être fixées bien à l’avance afin de faciliter le travail du manager : par exemple en cas de permanence au local du CSE ou pour la tenue des réunions préparatoires.

Au-delà, des restrictions sont-elles possibles ?

Peut-on imposer une prise groupée d’un certain nombre d’heures de délégation ? Uniquement des journées ou des demi-journées pour faciliter le remplacement des salariés ? Non : la Cour de cassation interdit toute restriction de ce type. Seule exception : les élus en forfait annuel en jours, pour lesquels la loi prévoit par défaut un décompte sous forme de demi-journées ou de journées.

Comment gérer les élus travaillant sur des tâches postées ? Pour ces travailleurs, la prise d’heures de délégation ne doit pas être rendue impossible. Pour eux, il est possible d’établir un délai de prévenance minimum à respecter, correspondant au temps nécessaire pour remplacer le salarié sur le poste.

Peut-on interdire la prise des heures de délégation en dehors du temps de travail, entraînant des heures supplémentaires ? Ou, à l’inverse, imposer qu’elles ne soient prises qu’en dehors des horaires de travail habituels ? Ni l’un ni l’autre. Si l’élu prend des heures de délégation hors de son temps de travail, l’employeur ne peut lui reprocher ni refuser leur rémunération. En revanche, il peut demander les raisons ayant conduit à poser ces heures hors temps de travail. En cas d’abus par l’élu, une action en justice peut être engagée pour obtenir un remboursement. Il n’est pas non plus autorisé d’interdire toute prise d’heures de délégation pendant le temps de travail : le principe étant justement celui d’une prise durant le temps de travail.

Peut-on imposer à un salarié travaillant de nuit de prendre des heures de délégation uniquement la nuit ? Et non, toujours pas. Les juges ont eu l’occasion de traiter de ce point (Cass. soc., 11 juin 2008, n° 07-40.823).

Et les élus salariés à temps partiel ? Pour eux, la loi fixe un cadre : seulement un tiers des heures de délégation peuvent être prises sur les horaires contractuels du salarié, le solde étant à prendre en dehors du temps de travail contractuel.