Comparatif BDESE : zoom sur les différentes solutions !

BDESE : ses avantages pour votre entreprise

Une base de données économiques, sociales et environnementales comprend de nombreuses informations sur l’entreprise. Véritable espace de centralisation des données liées à l’entreprise, elle reste essentielle pour le CSE mais aussi pour les RH.

Une solution de type BDESE offre beaucoup d’avantages pour les entreprises.

Permettre un meilleur dialogue social grâce à l’ensemble des informations accessibles. Ainsi, les représentants du personnel disposent de toutes les données nécessaires pour faciliter les échanges avec l’employeur.
Donner une vue d’ensemble sur le fonctionnement de l’entreprise.
Consigner un très grand nombre d’informations dans un format défini.

Une BDESE oui, mais avec la meilleure utilisation possible, c’est encore mieux. Récolter et stocker les informations passe par une solution viable et pérenne pour une base de données à jour. Pour cela, un comparatif des différentes BDESE s’impose !

Comparatif BDESE : Excel, la solution pour stocker votre BDESE ?

Il existe de nombreux logiciels sur le marché. Toutefois, Excel conserve une place prépondérante pour la saisie des données, grâce à ses atouts :

Son accessibilité (il suffit d’acheter une seule fois la licence du pack Office) ;
Le stockage facile des données ;
La possibilité de stocker une très grande quantité de données ;
La restriction possible de l’accès à certaines feuilles de calcul aux autres collaborateurs.

Toutefois, cette solution BDESE regroupe aussi quelques inconvénients :

L’incapacité à gérer un trop gros volume de données ;
L’alimentation complexe de la BDESE, causée par les différences de formats des fichiers ;
Des erreurs de saisie entraînant des erreurs d’analyse et de prévision ;
La difficulté à gérer les droits utilisateurs ;
L’impossibilité d’automatiser le calcul de certaines données (sociales par exemple) ;
L’absence de mise à jour des rubriques légales lorsque la réglementation évolue ;

Comparer d’autres BDESE s’avère donc intéressant pour trouver la solution la plus adaptée.

BDESE sur SharePoint partagé

Pour la gestion des données, SharePoint est un outil qui reste populaire dans les entreprises, car il est plutôt bien pensé :

La facilité d’accès, SharePoint appartenant à la suite Microsoft Office 365 ;
Une solution clé en main ;
La possibilité de partager des documents, de les stocker et de synchroniser ses contenus ;
Un accès rapide aux informations pour les collaborateurs grâce à la Gestion Electronique des Documents (GED).

Le logiciel présente néanmoins quelques limites :

L’impossibilité d’automatiser le calcul de certaines types de données comme les données sociales ;
L’absence de mise à jour des rubriques légales lorsque la réglementation évolue ;
La complexité d’utilisation pour les utilisateurs non techniques (architecture assez lourde) ;
La nécessité de faire appel à un développeur pour ajuster l’arborescence ou ajouter une nouvelle fonction.

Comparatif BDESE : quid d’une solution internalisée ?

Développer sa propre solution de BDESE est, pour une entreprise, un avantage ou un frein – selon les besoins et les attentes. Ses atouts :

Un gain de temps pour la recherche de documents avec des mots-clés ;
Un classement structuré des données adapté à l’entreprise (notamment si un accord sur le contenu de la BDESE a été conclu avec le CSE) ;
Une consultation possible à tout moment.

Voici quelques désavantages liés à l’utilisation d’une BDESE internalisée :

L’obligation d’installer des applications sur ses serveurs ;
Les coûts élevés de développement pour l’entreprise ;
L’absence manque de mises à jour des rubriques légales lorsque la réglementation évolue ;
Une perte des données possible en cas de panne ou de matériel en mauvais état ;
Le risque de piratage de la base de données.

Un BDESE sous format papier ?

Les sociétés d’au moins 300 salariés ont l’obligation de passer à une solution de BDESE numérique sauf accord d’entreprise dérogatoire. Toutefois, les entreprises de moins de 300 salariés peuvent se tourner vers une BDESE en format papier. Une méthode « à l’ancienne » qui interroge sur ses atouts et ses faiblesses.

Certes, la base de données est claire et compréhensible.
Vous limitez la perte de données.
La lecture de la BDESE est simple.

Néanmoins, difficile de retourner à ce format classique à cause de certains inconvénients :

L’accumulation de fichiers dans les bureaux ;
Des recherches souvent longues pour retrouver les documents ;
Une gestion complexe de la mise à jour des données ;
Une mise à jour des données à faire manuellement ;
La difficulté de distribuer la BDESE à tous les interlocuteurs ;
La nécessité d’instaurer des heures de consultation de la BDESE ;
Le coût de l’impression des fichiers.

Comparatif BDESE : zoom sur le mode SaaS

Toute entreprise qui ne souhaite pas utiliser des outils internes peut utiliser une solution en mode SaaS. C’est pratique : un logiciel en ligne gère la collecte et le stockage des données. Le principe de ce mode est de s’abonner à un logiciel à distance, sans avoir besoin de l’installer sur le matériel informatique de l’entreprise.

L’absence de stockage des données en interne ;
Des applications automatiquement mises à jour ;
Une simple connexion internet et un ordinateur, avec les codes d’accès, suffisent pour accéder à la base de données ;
Un haut niveau de sécurité (davantage qu’en interne).

Comme toute solution, le mode Saas n’est pas totalement parfait entre la perte d’indépendance informatique, la nécessité de transférer toute sa base de données et le fonctionnement parfois coûteux.

Vous cherchez une solution en ligne pour externaliser en toute confiance votre BDESE ?

BDESE online, une solution externalisée en toute confiance

Avec BDESE online, vous avez la possibilité de créer votre base de données en ligne de manière simple, rapide et sécurisée.

Le plus ? Vous n’êtes pas seul(e)s ! Les spécialistes du droit du travail, les Editions Tissot, s’assurent en continu de la conformité de l’outil de BDESE afin qu’il reste à jour, en conformité avec la législation française. Ainsi, nos experts ont rédigé les informations utiles à connaître pour mettre correctement à disposition une BDESE : les données à insérer, la fréquence de mise à jour des données, les personnes pouvant accéder à l’outil en ligne…

BDESE online est une solution de gestion de base de données en ligne avec de nombreux avantages :

Un calcul très simple des indicateurs sociaux ;
Les rubriques légales automatiquement mises à jour ;
Des aides juridiques : livres blancs, aides pour remplir les rubriques légales, modèles de documents ;
La sécurisation des informations avec le choix d’une durée de confidentialité ;
La possibilité d’importer les données par année ;
Une gestion aisée des droits d’accès à la BDESE des utilisateurs ;
La centralisation de toutes vos informations sur la même BDESE ;
Un accompagnement par des experts pour utiliser l’outil BDESE online.

Grâce à ce comparatif des solutions BDESE, vous pouvez opter pour la solution la plus adaptée à vos attentes ! Si vous souhaitez en savoir plus sur BDESE online, je reste à votre écoute afin d’identifier vos besoins.