L’entretien de début de mandat : quelles obligations et quel contenu ?

Entretien de début de mandat : qui ?

L’entretien de début de mandat est encadré par le Code du travail (art. L. 2141-5).

Cet article vise expressément les bénéficiaires de cet entretien :

• les élus titulaires ;
• le délégué syndical ;
• le représentant syndical au CSE ;
• le représentant de la section syndicale.

Plus largement, la loi considère comme bénéficiaire tout titulaire d’un mandat syndical.

À noter : les élus suppléants sont exclus.

Ces salariés pourront bénéficier d’un entretien individuel avec un représentant de la direction, tel que l’employeur, le responsable des ressources humaines ou leur manager. Ils pourront se faire accompagner par tout salarié de l’entreprise, y compris un autre représentant du personnel ou syndical.

Entretien de début de mandat : comment ?

L’organisation d’un entretien de début de mandat est obligatoire pour l’entreprise, mais uniquement si un bénéficiaire potentiel en fait la demande.

Dans quel délai après la proclamation des résultats le salarié peut-il demander cet entretien ? Rien n’est prévu dans la loi. Quelques semaines, quelques mois ? Faute de précisions légales, il semble utile d’accepter toute demande d’entretien émanant d’un potentiel bénéficiaire, y compris si sa demande est exprimée plusieurs mois après le début de la mandature.

Doit-on convoquer le salarié par un courrier officiel ? Non, cela est possible, mais pas nécessaire en matière d’entretien de début de mandat.

Doit-on réaliser un compte-rendu officiel au terme de l’entretien ? Oui, cela est fortement conseillé même si la loi ne l’impose pas. Le salarié se verra remettre un exemplaire du compte-rendu, signé par les deux parties. La forme du compte-rendu reste libre.

Attention : l’entretien de début de mandat ne peut pas se substituer ou être substitué à un entretien d’évolution professionnelle ou de parcours professionnel. La réalisation de cet entretien ne peut donc pas décaler la périodicité des entretiens de parcours professionnel à venir.

Entretien de début de mandat : quoi ?

De quoi va-t-on parler lors de cet entretien ? La loi évoque « les modalités pratiques d’exercice de son mandat au sein de l’entreprise au regard de son emploi ».

L’élu comme le représentant de l’employeur a tout intérêt à discuter de plusieurs points visant à prévenir tout conflit futur sur l’articulation de l’exécution des fonctions contractuelles et des missions de représentant du personnel ou syndical.

La liste des sujets à aborder est très importante :

• crédit d’heures de délégation ;
• délai de prévenance pour leur utilisation ;
• modalités de suivi et de report ;
• prise en compte, lors des entretiens d’évaluation et pour la fixation des objectifs du salarié, du temps consacré à l’exercice de son mandat (heures de délégations, réunion plénière, etc.) ;
• planification des formations réalisées au titre des mandats et au titre des fonctions professionnelles ;
• statut de salarié protégé ;
• droit à communication au titre des mandats.

Par exemple, il est opportun d’échanger sur un mode de fonctionnement futur concernant la prise des heures de délégation par un élu du CSE, afin de faciliter la gestion des temps et le management des équipes. Par exemple, en demandant au salarié de programmer à l’avance des heures de délégation sur des jours identiques s’il est amené à tenir régulièrement des permanences au local du CSE. De son côté, le manager peut adapter le planning du salarié en intégrant en amont l’ensemble des dates des réunions plénières du CSE, pour une meilleure visibilité.

Pour éviter un risque de contentieux pour discrimination salariale, il est également important d’adapter les objectifs du salarié et les modalités d’appréciation de l’atteinte de ces objectifs. À défaut, si le salarié subit une perte de rémunération en raison du temps consacré à l’exercice de ses mandats, impactant son temps de travail dédié à ses tâches professionnelles, il pourra agir en justice pour exiger des rappels de salaire.

Attention aux éventuels accords d’entreprise sur le sujet : l’article L. 2141-5 du Code du travail prévoit qu’il est possible de négocier un accord pour concilier l’exercice de fonctions syndicales ou électives avec les fonctions professionnelles. Un tel accord peut prévoir l’organisation d’entretiens spécifiques destinés aux représentants du personnel ou syndicaux. Il faut donc bien vérifier le contenu de l’éventuel accord négocié, qui peut notamment étendre le champ des bénéficiaires, préciser les thématiques à aborder lors des entretiens ou encore prévoir les modalités d’adaptation des objectifs des salariés concernés.