Franchissement du seuil de 300 salariés : une organisation à réadapter
Le franchissement du seuil de 300 salariés n’implique pas seulement une mise à jour du contenu de la BDESE. Il impose également de repenser son organisation et ses modalités de fonctionnement. Quelles sont les adaptations à prévoir en pratique pour assurer la conformité du dispositif ?
Le seuil des 300 salariés, décompté selon les règles de calcul d’effectif telles que prévues dans le Code du travail, entraîne un certain nombre de conséquences pour l’employeur lorsqu’il est franchi.
Il existe notamment plusieurs points-clés en matière d’organisation de la BDESE. Points-clés impactés par le franchissement du seuil des 300 salariés.
Le support sur lequel sera déposée la base est choisi librement par l’employeur dans les entreprises de moins de 300 salariés. En revanche, dans celles de 300 salariés et plus, le format numérique s’impose en vertu de l’article R. 2312-12 du Code du travail. Si l’employeur avait opté pour un format papier, le franchissement de seuil va conduire à un important travail de transfert des données sur un nouveau support. Il en est de même si le support numérique choisi ne supporte pas le traitement de la quantité supplémentaire de données exigée par le passage du seuil. Le cas échéant, un budget devra être anticipé pour financer les opérations techniques propres à l’évolution de l’outil hébergeant la base.
La croissance exponentielle des indicateurs à fournir dans la BDESE conduira le plus souvent à l’intervention de plusieurs contributeurs pour compléter la base. Des procédures de suivi devront alors être mises en place afin de garantir le respect des délais et la cohérence entre les interventions des différents contributeurs.
L’organisation de la BDESE, comme son plan et son contenu, est fixée par la loi, avec la possibilité d’y apporter des adaptations par accord d’entreprise, quel que soit l’effectif de l’entreprise. Un accord de branche peut également adapter le contenu de la base, mais uniquement dans les entreprises de moins de 300 salariés. En cas de franchissement du seuil, l’employeur devra négocier un accord d’entreprise s’il souhaite continuer à appliquer les adaptations prévues au niveau de la branche.
Dans le cas où l’entreprise dispose déjà d’un accord d’entreprise sur la BDESE au moment du passage à 300 salariés, il faut anticiper d’éventuelles demandes des organisations syndicales ou du CSE visant à renégocier l’accord pour tenir compte de la hausse du nombre d’indicateurs légaux supplétifs. Le risque ici est que, faute d’accepter de renégocier, les syndicats puissent engager une procédure de dénonciation de l’accord. Les conséquences étant, à terme, l’obligation pour l’employeur de reconfigurer l’intégralité de la base pour la mettre en conformité avec l’ensemble des exigences légales supplétives.
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