Confidentialité de la BDESE : que peut-on fixer et négocier ?
Fournir des données aux élus du CSE, c’est une chose mais, fournir des données susceptibles d’être diffusées à l’intérieur comme à l’extérieur à l’entreprise, c’est autre chose. Les employeurs recherchent fréquemment des solutions pour empêcher toute diffusion des données intégrée dans la base. Voici quelques exemples.
Confidentialité des données de la BDESE : le cadre juridique
Les données communiquées par l’employeur par l’entremise de la BDESE sont destinées au moins aux membres du CSE. Mais du moment que ces membres prennent connaissance de ces données, se pose la question du droit pour eux à les communiquer au sein de l’entreprise, voire à l’extérieur.
Le Code du travail tente de répondre à cette question à travers les articles L. 2312-36, L. 2315-3 et R. 2312-13. Ces articles posent une règle : les utilisateurs de la BDESE sont « « tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur ». L’employeur devant, pour que l’obligation de discrétion se déclenche, préciser la durée pendant laquelle les titulaires du droit d’accès à la BDESE doivent respecter cette obligation vis-à-vis d’une donnée particulière.
Qu’est-ce qu’une information confidentielle ? Une information qui n’est pas déjà largement connue et dont la divulgation serait susceptible de nuire aux intérêts de l’entreprise. Donc il n’est pas envisageable de considérer que toutes les données insérées dans la BDESE ont une nature confidentielle.
Confidentialité des données de la BDESE : les choix opérés dans les accords d’entreprise
Par accord d’entreprise, on ne peut pas enlever l’obligation de discrétion à respecter par les utilisateurs de la BDESE. Mais il est possible de ne plus rendre obligatoire la fixation d’une durée de confidentialité par l’employeur.
Le plus souvent, les employeurs souhaitent, lors de la négociation d’un accord d’entreprise sur le fonctionnement de la BDESE, y prévoir un renforcement des obligations de confidentialité. Par exemple, en conditionnant l’accès à la base à la signature préalable d’une charte de confidentialité. Ou en élargissant le champ des données soumises à une restriction de diffusion.
Pratiquement tous les accords compris dans l’étude réalisée sur 50 accords conclus entre mai 2022 et mai 2023 portant sur l’aménagement de la BDESE abordent directement la question de confidentialité. Preuve de son importance pour les employeurs. Cette problématique doit être traitée en fixant la liste des données concernées par une obligation de discrétion, l’étendue de cette obligation de discrétion (degré de confidentialité attendu, formalisation de l’engagement de l’utilisateur et durée de l’obligation) et les sanctions en cas de manquement. Il est important de ne pas oublier un de ces points.
En gardant à l’esprit que des termes trop stricts, même acceptés par les négociateurs de l’accord d’entreprise, ne seraient pas applicables s’ils ne permettent plus aux élus du CSE d’ « exercer utilement leurs compétences » comme le rappelle l’article L. 2312-21 du Code du travail.
