Tout savoir sur la BDES
La BDES est présente dans les entreprises avec de nouvelles règles mises en place ces
dernières années. Son importance est majeure et sa mise en place désormais obligatoire pour
les entreprises de 50 salariés et plus. Elle doit, en outre, faire preuve d’une grande
transparence. Quelles sont les clés de son emploi, son principe, son contenu ? Comment la
mettre en place et la consulter ? Voici autant de questions et réponses à connaître pour mieux
l’appréhender…
C’est en janvier 2013 que l’outil BDES a été créé par les partenaires sociaux dans le cadre de
l’accord national interprofessionnel (ANI). Inscrit dans la loi de sécurisation de l’emploi, son entrée en
vigueur pour les plus grosses entreprises date du 14 juin 2014. Depuis, la base a évolué, prenant plus
d’importance et touchant davantage d’entreprises. La BDES est aujourd’hui devenu un élément
majeur pour les instances représentatives du personnel comme pour la direction.
Qu’est-ce que la BDES ?
L’article L. 2312-18 du Code du travail définit le contenu de la BDES comme étant l'ensemble des
informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l'employeur met à
disposition du comité social et économique (CSE) qui remplace notamment le comité d’entreprise.
Plus simplement, il s’agit d’un support qui compile toutes les grandes orientations économiques et
sociales de l’entreprise. Dedans figure la stratégie envisagée en matière d’activité, d’emploi,
d’organisation du travail, entre autres. La mise à jour des informations et données de la BDES se fait
de façon régulière par l’employeur.
Quand les entreprises doivent-elle mettre en place la BDES ?
La BDES est obligatoire dans toute entreprise de 50 salariés et plus dotée de représentants du
personnel. Sa mise en place est obligatoire au niveau de l’entreprise. Aussi, s’il existe plusieurs
établissements avec un nombre de salariés total dépassant le nombre de 50, le document est à
mettre en place de façon globale. Lorsqu’il s’agit d’un groupe, il n’existe aucune obligation de créer
une BDES à son niveau. Si cette solution est retenue, elle vient alors s’ajouter aux bases de données
instaurées obligatoirement au niveau de chaque entité. Attention à vérifier qu’il n’existe pas un accord
collectif prévoyant d’autres modalités concernant la mise en place de la BDES.
Quelles informations contient la BDES ?
La base de données économiques et sociales (BDES) regroupe différentes informations parmi
lesquelles les éléments concernant :
- Les investissements (social notamment)
- L’égalité professionnelle
- Le détail des fonds propres, de l’endettement et des impôts
- La rémunération des salariés et dirigeants
- La représentation du personnel et les activités sociales et culturelles
- La rémunération des actionnaires et de l’actionnariat
- Les flux financiers à destination de l'entreprise
- Le détail des partenariats conclus
- Les transferts de capitaux, les cessions, fusions et acquisitions effectuées entre les
établissements lorsqu’il s’agit d’un groupe
Ces données notées dans la BDES doivent porter sur l’année en cours. En l’absence d’accord
collectif, la BDES intègre également ces mêmes informations concernant les deux années qui
précèdent et propose un prévisionnel pour les trois années à suivre.
D’autres informations peuvent être ajoutées à la suite d’un accord d’entreprise, de groupe ou de
branche.
À qui est destinée la BDES ?
La BDES est un outil pratique pour la direction, mais également le service des ressources humaines
et le service financier. Elle doit aussi être transmise :
- aux membres du CSE et le cas échéant du CSE central ;
- aux délégués syndicaux
La BDES est aussi consultable par l’inspection du travail
La BDES donne alors une vision globale sur la situation de l’entreprise et ses ambitions. Ces
renseignements sont notamment présents dans le descriptif des orientations et dans les données
concernant l’évolution des métiers, des compétences recherchées et de l’organisation du travail.
Notez-le : Si la mise en place du CSE est obligatoire dans les entreprises de 11 salariés ou plus, elle
n’est en aucun cas liée à la création de la BDES. Celle-ci demeure obligatoire seulement à partir de
50 collaborateurs.
Comment se fait la consultation des informations de la BDES ?
La base de données économiques et sociales (BDES) doit être accessible à tout moment et donc
laissée à la libre consultation des instances représentatives du personnel.
Afin de simplifier sa consultation, la BDES doit prévoir un accès facilité aux informations essentielles.
Ainsi, les résultats de l’entreprise comme les effectifs doivent être mis en évidence.
Les représentants du personnel qui accèdent à ces données sont, dans le même temps, soumis à
une obligation de discrétion et de confidentialité, conformément à l’article L. 2312-36 du Code du
travail. L’employeur doit alors signifier les informations disposant d’un caractère confidentiel et la
durée sur laquelle s’applique cette contrainte de non-divulgation.
Quelles sont les évolutions de la BDES ?
Les réformes successives ont conduit à une évolution de la base de données économiques et
sociales. Ainsi, elle voit ses attributs et sa portée changer, en faisant désormais un document majeur
pour toutes les entreprises d’au moins 50 salariés.
Les évolutions de la BDES liées à la réforme du Code du travail en 2017
La première modification concerne la mise en place du comité social et économique. De fait, la BDES
s’adresse aux membres de cette nouvelle instance. Elle peut aussi être davantage négociée. Ainsi,
un accord d’entreprise majoritaire ou en l’absence de délégué syndical, un accord entre l’employeur
et la majorité des membres titulaires du CSE peut définir :
- l’architecture et le contenu de la BDES
- les règles de fonctionnement de la BDES. Cela concerne, entre autres, les droits d’accès.
Ces dispositions ne reviennent toutefois pas sur les éléments fixés par la loi, notamment la présence
dans la base des neuf thèmes obligatoires, définis plus haut. Seuls deux d’entre eux peuvent être
exclus : les partenariats et les transferts commerciaux et financiers entre les différentes entités du
groupe.
Les modifications de la BDES en 2019
Depuis le 1er janvier 2019, la BDES doit inclure les informations liées à la mise en œuvre des
entretiens professionnels et de l’état des lieux récapitulatif au bout de 6 ans
Une autre modification porte sur l’égalité de rémunération femmes-hommes. La BDES précise
différentes informations au sujet des indicateurs retenus pour justifier de l’écart de rémunération entre
homme et femme.
Le règlement européen sur la protection des données personnelles entré en application le 25 mai
2018 a influé sur les démarches liées à la BDES. La principale modification concerne les déclarations
jusque-là obligatoires auprès de la CNIL. En lieu et place, les entreprises doivent tenir un registre de
traitement des données personnelles collectées. Cette mesure est obligatoire quand le contenu de la
base de données économiques et sociales permet d’identifier une ou plusieurs personnes de façon
directe ou indirecte.
Le registre de traitement des données personnelles collectées est également mis en place si la
consultation de la BDES impose la détention d’un code d’accès avec des informations nominatives.
Les modifications de la BDES en 2021
Les rubriques de la BDES n’ont pas été modifiées mais la consultation sur les orientations stratégiques, dont la BDES est le support, a été enrichie par la loi de finances 2021. Ainsi, dans les entreprises d’au moins 50 salariés, si l’entreprise a bénéficié d’aides au titre de la mission Plan de relance, l’employeur doit communiquer d’ici le 31 décembre 2022 au CSE le montant, la nature et l'utilisation des aides.
Les sanctions liées au non-respect de la BDES
Différentes sanctions sont encourues par l’employeur si la BDES n’est pas mise en place. Ce
manquement est susceptible de constituer un délit d’entrave puni de 7500 euros d’amende.
Si la BDES est incomplète (information en moins, années manquantes, etc.) ou mal mise à jour, les
instances représentatives du personnel ont aussi le droit d’aller en justice pour obtenir la transmission
des informations manquantes.
Les élus du comité social et économique peuvent aussi opposer à leur employeur l’absence de BDES
lors de la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise.
Certaines décisions de justice laissent à penser que le non-respect de la BDES peut aussi bloquer un projet de cession ou un PSE.
