Santé sécurité au travail : quels documents légaux doivent être déposés dans la base ?

BDESE et santé-sécurité : d’une liste majeure de documents à établir

Si on parle de santé-sécurité et des obligations administratives de l’entreprise, on va immédiatement citer le document le plus célèbre : le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP).

Cependant, il existe de nombreux autres documents dont la prise de connaissance par les élus peut s’avérer intéressante pour mener à bien les missions du CSE en santé-sécurité.

On peut notamment lister : 

• les fiches de poste, essentielles pour comprendre les problématiques de surcharge de travail, analyser des situations d’accident du travail, etc. ;
• les fiches de sécurité (FDS) des produits ou machines utilisés ;
• la liste des salariés faisant l’objet d’une déclaration d’exposition aux facteurs de pénibilité.

L’employeur doit tenir à jour des registres particuliers : 

• le registre de sécurité doit comprendre la liste des vérifications et contrôles périodiques opérés sur les équipements de travail et les moyens de protection ;
• le registre incendie doit mentionner les dates des exercices de prévention des incendies et les observations tirées de ces exercices ;
• le registre des vérifications électriques comprend les résultats des vérifications opérées et les justificatifs des travaux réalisés à leur suite.

L’employeur dispose ici d’ailleurs d’un choix : tenir ces trois registres séparément ou les regrouper dans un seul registre, appelé registre unique de sécurité.

En cas d’alertes engagées dans l’entreprise, l’employeur dispose aussi d’une obligation de tenue de différents registres. Le registre spécial en cas d’alerte pour danger grave et imminent est le plus connu. Il y a également un registre à tenir en cas d’alerte pour la santé publique ou l’environnement.

Les problématiques de santé ont parfois comme source une pénibilité particulière liée au temps de travail. Ainsi, le registre en cas de travail en équipes successives et le registre de repos hebdomadaire (obligatoire uniquement en cas de repos hebdomadaire fixé un autre jour que le dimanche pour tous les salariés) sont utiles en santé et sécurité.

Le programme annuel de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail (PAPRIPACT) et le rapport sur le bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail dans l’entreprise et des actions menées au cours de l’année écoulée sont deux documents spécifiquement destinés aux représentants du personnel. 

Dans certaines entreprises, un registre des accidents bénins est mis en place par l’employeur pour se dispenser de procéder aux déclarations d’accidents du travail sans gravité, d’ordre physique ou psychologique, n’entraînant ni arrêt de travail ni soins médicaux donnant lieu à une prise en charge par les organismes de Sécurité sociale. Un plan de prévention doit être créé obligatoirement pour chaque situation donnant lieu à l’intervention d’une entreprise extérieure dans une entreprise utilisatrice. Des documents particuliers sont à élaborer selon le secteur ou le type de tâches opérées dans l’entreprise, tels que le dossier relatif à l’emploi d’explosifs ou le registre des observations (mis à disposition des salariés et des élus sur les chantiers du BTP).

Autre voie : les documents réalisés sur l’entreprise par le médecin du travail. En premier lieu, la fiche d’entreprise est établie et mise à jour annuellement par le médecin du travail. Dans les entreprises disposant d’un service de santé autonome ou dans celles de plus de 300 salariés, le médecin du travail élabore chaque année un rapport d’activité. L’employeur et le médecin du travail créent une liste des salariés soumis à une surveillance médicale renforcée.

L’Inspection du travail est aussi amenée à élaborer un document qui doit être à disposition des élus. On vise le registre des observations et des mises en demeure de l’Inspection du travail, prévu par l’article L. 4711-2 du Code du travail.

BDESE et santé-sécurité : à une liste réduite à intégrer dans la base

Le registre unique de sécurité (ou les 3 registres qui le composent), comme tous les autres documents obligatoires en santé-sécurité, doivent être communiqués aux élus du CSE au cours de la réunion suivant leur réalisation par l’entreprise, en application de l’article R. 2315-23 du Code du travail. Les modalités de cette communication ne sont pas précisées.

Le contenu de la BDESE est déterminé par les tableaux des articles R. 2312-8 et R. 2312-9 ainsi que par certains articles du Code du travail.

Pour les entreprises de moins de 300 salariés, l’article R. 2312-8 du Code du travail ne vise que l’insertion, dans la rubrique « investissement social », du programme annuel de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail (PAPRIPACT). Dans la rubrique « égalité professionnelle », il faut procéder à l’analyse de données chiffrées de la situation des femmes et des hommes en matière de santé et sécurité au travail.

Pour les entreprises d’au moins 300 salariés, l’article R. 2312-9 du Code du travail vise davantage de données à insérer dans la BDESE dans la rubrique « investissement social ». Il faut fournir ici : 

• le PAPRIPACT ;
• des statistiques sur les accidents du travail et les maladies professionnelles ;
• les formations en santé et sécurité ;
• l’exposition des salariés aux facteurs de pénibilité ;
• l’existence et le nombre de plans spécifiques de sécurité ;
• le taux de réalisation du programme de sécurité présenté l’année dernière ;
• le nombre de prélèvements, d’analyses de produits toxiques et mesures. 

Dans la rubrique « égalité professionnelle », il faut procéder à l’analyse : 

• de données générales sur la situation des femmes et des hommes en matière d’exposition aux risques professionnels et de pénibilité ;
• des données chiffrées concernant les absences maladie, les accidents de travail, les accidents de trajet et les maladies professionnelles.

Toutes ces informations doivent être intégrées dans la BDESE à l’ouverture de la consultation obligatoire récurrente portant sur la politique sociale de l’entreprise, tout comme le bilan annuel écrit sur la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail dans l’entreprise et des actions menées au cours de l’année écoulée dans ces domaines. Ce bilan doit être intégré par l’employeur dans la rubrique de son choix.

Si les différentes informations à intégrer dans la BDESE peuvent pour la plupart être récupérées dans les différents documents administratifs réalisés dans l’entreprise, seuls deux documents sont obligatoirement à inclure dans la base : le PAPRIPACT et le bilan annuel.

Cela interroge compte tenu du principe posé par l’article R. 2315-23 du Code du travail. Pourquoi le Code du travail ne prévoit-il pas plus largement l’intégration des documents santé-sécurité dans la BDESE ? On ne dispose pas de la réponse.

Reste qu’il est possible pour l’employeur de prendre l’initiative d’utiliser la BDESE comme support de communication unique pour mettre à disposition des élus l’ensemble des documents obligatoires en santé-sécurité. Il peut réaliser cet ajout de sa seule initiative ou bien engager la négociation d’un accord d’entreprise venant adapter le contenu de la BDESE.

L’avantage de l’insertion de ces documents dans la BDESE est de faciliter la preuve que les élus ont bien eu accès à ces documents. L’inconvénient : l’absence de réalisation ou de mise à jour des documents se voit facilement.

Donc, pour les entreprises bien à jour de leurs obligations en matière de documentation santé et sécurité, l’usage de la BDESE est une très bonne idée. Il reste à coordonner le travail du service sécurité de l’entreprise (auteur des documents obligatoires) avec celui du service RH (responsable de la bonne tenue de la BDESE).