Représentation du personnel et dialogue social : la place à donner aux représentants de proximité

Représentants de proximité : instance indépendante ou sous-traitante du CSE ?

Qu’est ce que désigne le terme « représentants de proximité » ? Il est important à mon sens d’en rappeler la définition. En effet, les statistiques publiées par la DARES, dans une étude diffusée en juillet 2025, me conduient à soupçonner une certaine confusion au sein des entreprises participantes à l’enquête nationale.

Les « représentants de proximité » sont une instance facultative, dont la mise en place va nécessiter la conclusion d’un accord.

Notez-le : cette possibilité offerte par le Code du travail vise à compenser la disparition de l’instance des délégués du personnel et du CHSCT au profit de l’instance unique CSE.

En réalité, la création de l’instance par accord permet une grande souplesse : les représentants de proximité peuvent se voir confier un rôle minimal ou, au contraire, un rôle majeur quant au dialogue social et à la défense des intérêts des salariés.

En résumé, les accords créant dans l’entreprise l’instance « représentants de proximité » peuvent se contenter d’en faire une prolongation du CSE, permettant d’encadrer le fonctionnement de certaines de ses missions. Par exemple, ces représentants de proximité peuvent se transformer en CHSCT pour les entreprises ne disposant pas d’une commission santé, sécurité et conditions de travail. Seuls des élus du CSE seraient ainsi choisis comme représentants de proximité, et leur rôle se verrait limité à la préparation des sujets relatifs à l’hygiène, la sécurité, la santé et les conditions de travail.

Il est aussi possible de faire des représentants de proximité une véritable instance indépendante au sein de l’entreprise, avec un rôle de recueil et de présentation des réclamations des salariés, et avec des membres n’appartenant pas à la liste des salariés déjà élus du personnel.

L’étude de la DARES fait également état d’entreprises au sein desquelles les représentants de proximité jouent un rôle en matière de gestion des activités sociales et culturelles (ASC). Juridiquement, il n’est pas possible de transférer à un représentant de proximité le pouvoir d’engager des dépenses au nom du CSE, ni de lui faire assumer la responsabilité juridique liée à l’organisation des ASC. Mais il reste tout à fait envisageable d’utiliser les représentants de proximité pour récupérer des pièces administratives, distribuer des bons cadeaux ou chèques cinéma, etc. L’intérêt peut alors être de travailler sur des sites dans lesquels les élus ne sont pas présents ou présents en quantité insuffisante.

Représentants de proximité : des conséquences pratiques à ne pas négliger

La présence des représentants de proximité au sein des entreprises nécessite la conclusion d’un accord d’entreprise. Les mentions propres aux représentants de proximité étant réduites à la portion congrue dans le Code du travail, il faudra veiller à être le plus précis possible dans l’accord quant au rôle ou au fonctionnement de cette instance.

De nombreuses questions se posent concernant les représentants de proximité. En voici une sélection.

Représentants de proximité : heures de délégation ou non ?

Cette question est directement en lien avec celle de leur désignation. Le Code du travail prévoit que « les représentants de proximité sont membres du comité social et économique ou désignés par lui pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité ».

Si le mandat de représentant de proximité est réservé aux seuls élus du CSE, la question de leur accorder des heures de délégation se pose avec moins d’importance que lorsque des salariés non élus se retrouvent avec des missions particulières en lien avec le mandat de représentant de proximité.

Représentants de proximité : lien direct vers la direction ou uniquement auprès des élus ?

Si les représentants de proximité n’ont vocation qu’à alléger la charge de travail des élus du CSE en réalisant des tâches annexes ou préparatoires, aucun réel besoin de prévoir des temps d’échange avec la direction n’existe.

En revanche, s’ils sont chargés de présenter les réclamations, un temps d’échange direct peut être prévu. Celui-ci peut avoir lieu au niveau de l’entreprise (ce qui soulève la question des déplacements des représentants issus de plusieurs établissements), ou au niveau de chaque établissement (cela implique alors de déterminer l’interlocuteur qui va représenter l’employeur).

Une autre option consiste à instaurer une procédure de collecte des réclamations (registre des réclamations, procédure dématérialisée) avec des réponses et échanges menés en réunion plénière en présence des élus.

Représentants de proximité : faut-il mettre à disposition un local ?

La fourniture d’un local n’est pas prévue en faveur des représentants de proximité. En cas de cumul de casquettes d’élu et de représentant de proximité, cela ne pose pas de difficulté. En revanche, si les représentants de proximité se voient confier des missions importantes assorties d’heures de délégation, la question de la mise à disposition d’un local peut légitimement se poser afin de leur permettre d’exercer leurs fonctions dans de bonnes conditions.

Représentants de proximité : quel accès à la BDESE ?

Là encore, en cas de cumul de casquettes, pas de problème. À défaut, fournir un accès à la BDESE ne présente un intérêt que pour certaines rubriques liées à la santé et sécurité si le rôle des représentants de proximité couvre ce champ de compétences.

Si la mission des représentants de proximité couvre la présentation des réclamations, rien n’impose un accès à la base. D’un point de vue pratique, il pourrait toutefois être utile de créer dans la BDESE une rubrique dédiée aux réclamations, et d’ouvrir l’accès à cette rubrique uniquement au profit des représentants de proximité.

Ces brefs développements mettent en avant la diversité des possibilités offertes par l’instance « représentants de proximité ». Des employeurs ou syndicats envisageant sa mise en place doivent donc se poser les bonnes questions avant d’engager toute négociation.