Préparation des réunions du CSE : comment solliciter les autres services de l’entreprise ?

Préparation des réunions du CSE : le recueil des thèmes et informations

Dans 99% des cas, le service RH se retrouve en charge de la réalisation et de la mise à jour de la BDESE, ce qui s’inscrit logiquement dans ses attributions en matière de relations sociales. Préparer la BDESE est désormais une étape préalable essentielle à la préparation des réunions du CSE : cela permet de sécuriser l’entreprise face aux risques juridiques liés au manque d’informations transmises aux représentants du personnel.

La première opération à mener consiste à déterminer quelles données ajouter, supprimer ou mettre à jour en vue de la prochaine réunion plénière ou de la prochaine négociation collective.

La seconde opération consiste à collecter les informations pour compléter les données identifiées.

Cette seconde opération est simple pour les informations relatives aux effectifs, à la formation, aux absences, aux statistiques sécurité et santé, et aux données propres aux relations sociales. En effet, ces informations sont en possession du service RH, dans le logiciel de paie, les outils de gestion des temps et les différents dossiers du service. Certaines données peuvent être directement intégrées dans la BDESE par extraction des DSN, grâce à un outil tel que celui proposé par BDESE online pour ses clients.

Cependant, cette opération est beaucoup plus complexe pour d’autres types d’informations. En tant que collaborateur ou responsable du service RH, connaissez-vous par exemple les valeurs d’exposition au gaz à effet de serre de votre entreprise ? Ou les prévisions d’évolution du chiffre d’affaires sur 3 ans ? Ou encore les mesures d’amélioration des méthodes de production et d’exploitation envisagées ?

Faute de disposer des connaissances suffisantes, le service RH va être amené à solliciter d’autres services de l’entreprise pour collecter les informations requises. Ce recueil d’informations peut être réalisé en urgence ou faire l’objet d’une procédure prévue à l’avance (en venant fixer des délais, des formes précises de présentation des données, etc.). Le service RH va devoir faire preuve de pédagogie pour expliquer aux différents services quelles données sont à fournir et rappeler l’importance de récupérer des données fiables et dans les temps.

Préparation des réunions du CSE : l’organisation des présentations

Les réunions plénières du CSE doivent être présidées par le directeur de l’entreprise, qui peut venir accompagné par deux assistants choisis par ses soins.

Le directeur a la possibilité de déléguer le rôle de président à un collaborateur tel que le responsable RH. Ce dernier se substitue alors pleinement au directeur face aux membres du comité. Il doit donc être omniscient sur l’entreprise et être en capacité de répondre, au nom de l’entreprise, à toutes les questions posées par les élus et représentants syndicaux. A défaut, on se trouve dans une situation de délit d’entrave au fonctionnement régulier du comité.

Or, un responsable RH, comme vu précédemment, ne dispose pas de toutes les connaissances requises pour répondre à la diversité des points abordés lors des réunions préparatoires. Comment s’organiser alors ? Il est nécessaire de se préparer en amont, en anticipant les questions potentielles et en interrogeant les différents services pour préparer les réponses à donner.

Il est également possible de demander à des membres d’autres services de se présenter lors de la réunion plénière comme assistant du président. Ils peuvent à ce titre participer à toute la réunion ou uniquement au traitement d’un point de l’ordre du jour les concernant.

Faire venir le responsable environnement, le responsable financier ou encore le responsable production présente un avantage certain : s’assurer de la qualité des réponses apportées aux membres du CSE. Autre avantage indirect : montrer à ces responsables en quoi consistent les réunions du CSE. Cela peut à l’avenir faciliter les demandes de remontées d’informations auprès du service RH, les responsables de service ayant compris la difficulté de l’exercice du dialogue social.

Attention : un responsable de service doit être préparé en vue d’une première intervention devant le CSE. Il convient de leur expliquer rapidement le fonctionnement des réunions, le rôle de chaque participant, les règles de prise de parole, etc. Il convient également de rappeler que les propos tenus par les assistants sont considérés comme tenus par le dirigeant de l’entreprise lui-même et engagent donc la responsabilité de l’entreprise !