Mise à jour de la BDESE : un travail de chiffres… et de lettres !
Travailler sur la BDESE, ce n’est pas l’apanage de spécialistes des chiffres. Voilà une bonne nouvelle pour certains collaborateurs des services RH ! Il est vrai, toutefois, que les chiffres restent la forme attendue pour une majorité des indicateurs à intégrer dans la base. Mais réduire la BDESE à une base de données chiffrées est une idée reçue qu’il convient de combattre, car elle peut être source de risques juridiques.
Forme des données de la BDESE : une majorité de chiffres
Quand on évoque la BDESE avec des néophytes, l’image qui vient le plus souvent à l’esprit est celle d’un tableau présentant une longue liste de chiffres : effectifs de l’entreprise, données relatives aux salaires, résultats financiers, etc.
Si l’on parcourt rapidement la liste légale supplétive des indicateurs à intégrer dans la BDESE, on ne peut pas nier que cette image a une part de vérité.
On peut s’amuser à procéder à un décompte, en se fondant sur les indicateurs des articles R. 2312-8 et R. 2312-9 du Code du travail, qui concernent respectivement les entreprises de moins de 300 salariés et celles d’au moins 300 salariés.
On obtient alors :
- 39 données à fournir sous forme de chiffres dans les entreprises de moins de 300 salariés ;
- et 189 dans celles d’au moins 300 salariés.
Mais de quels chiffres parle-t-on exactement ? Des euros, des ETP (équivalents temps plein), des ratios, des pourcentages, des litres, des durées, des kilowatts, etc.
Attention toutefois : les données chiffrées ne peuvent pas être livrées brutes. Elles doivent être légendées pour permettre aux élus de les comprendre et de rendre des avis éclairés. Il convient donc de préciser la nature de chaque donnée et la période à laquelle elle se rapporte. Si nécessaire, il faut aussi expliquer la méthode de calcul retenue pour établir l’indicateur intégré dans la base.
Forme des données de la BDESE : des données rédigées essentielles
Force est de constater que les articles R. 2312-8 et R.2312-9 du Code du travail exigent également de la part de l’employeur l’intégration de données sous des formes autres que chiffrées.
Là encore, on peut procéder à un décompte. On obtient ainsi :
- 26 données à fournir sous une forme non chiffrée dans les entreprises de moins de 300 salariés (soit 40 % du total)
- et 30 dans celles d’au moins 300 salariés (soit 13,70 % du total).
Il s’agit notamment de rapports, de bilans, d’analyses, de propositions ou encore d’objectifs.
Attention également à ne pas oublier les obligations légales de remplissage de la base prévues par d’autres dispositions que les articles R. 2312-8 et R. 2312-9. Et ici, on trouve une majorité de données sous forme non chiffrée. On peut notamment citer :
- le livret d’épargne salariale ;
- le rapport annuel écrit faisant le bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail dans l’entreprise et des actions menées au cours de l’année écoulée dans ces domaines ;
- les documents transmis aux actionnaires ;
- le rapport du commissaire aux comptes ;
- le bilan des formations réalisées à la suite des entretiens de parcours professionnels, etc.
Une question-clé se pose alors : peut-on se contenter de déposer, dans certaines rubriques, un document complet comprenant des explications propres à l’indicateur requis mais comportant aussi des développements sur d’autres sujets ? st-il possible, dans ce cas, de retrouver un même document dans plusieurs rubriques de la BDESE ?
La réponse est oui, dès lors que les utilisateurs de la base peuvent effectivement accéder aux informations requises. Rien n’interdit donc de fournir un document complet, sans extraction des seules données requises, même si cette pratique s’éloigne de l’esprit d’une base de données.
