Mise à jour de la BDESE : quel calendrier idéal suivre ?
C’est une question historique pour les professionnels chargés d’alimenter les BDESE : quel calendrier respecter pour les mises à jour ? On va le voir, il n’existe malheureusement pas de réponse simple à cette question. Mais cette absence de cadre précis peut aussi être une opportunité à saisir.
Calendrier des mises à jour de la base : idéal pour qui ?
La loi ne prévoit pas de calendrier fixe pour la mise à jour de la BDESE. Chaque entreprise peut donc librement fixer son propre calendrier, en tenant compte toutefois de certaines contraintes.
L’élaboration de ce calendrier doit être réfléchie en amont, avant de choisir les dates les plus favorables. Plus favorables pour qui ? Voilà la première question à laquelle il faut répondre.
Pour l’employeur ? Cela signifie que l’on va identifier des dates qui correspondent à des moments plus calmes pour le service RH, facilitant ainsi le travail de mise à jour. On peut aussi choisir les dates les plus tardives possibles, limitant ici l’intérêt des données communiquées qui seront, pour certaines, déjà largement périmées. On s’éloigne alors de la recherche d’un meilleur dialogue social !
Pour les élus ? Il faudra alors réfléchir à répartir les dates sur l’année, afin de leur permettre de traiter les informations avec un temps suffisant, et choisir des dates permettant de fournir les données les plus récentes possibles. Par exemple :
- sur le 1er trimestre pour les données sociales, qui sont accessibles sur une base annuelle et donc compilables et analysables dès le début d’année ;
- ou sur le mois suivant la publication des résultats comptables pour les données en lien avec la consultation sur la situation économique et financière.
Calendrier des mises à jour de la base : un calendrier lié aux fonctions de la base
Si la loi n’impose pas un calendrier précis, elle impose toutefois une mise à jour régulière de la base. Non pas en fonction de date fixes, mais en fonction d’évènements particuliers :
- l’ouverture de la procédure d’information-consultation du CSE sur la politique sociale ;
- l’ouverture de la procédure d’information-consultation du CSE sur la situation économique et financière ;
- et l’ouverture de la procédure d’information-consultation sur les orientations stratégiques.
Donc trois dates différentes pour trois mises à jour de la base.
Quelques données précises doivent également être mises à jour chaque trimestre dans les entreprises d’au moins 300 salariés, à savoir les données figurant dans l’article L. 2312-69 du Code du travail. Pas de date précise pour actualiser ces informations : seule une fréquence minimale est imposée par la loi.
Notez le : en l’absence d’accord, le Code du travail oblige l’employeur à informer les élus de l’actualisation de la base de données (art. R. 2312-12).
À cela vont s’ajouter les mises à jour de la base au moment du lancement des négociations récurrentes obligatoires engagées avec les délégués syndicaux, si la BDESE est bien utilisée comme support d’information à leur égard.
Par exception, une date existe bien dans la problématique de mise à jour de la base : le 1er mars. Il s’agit en effet de la date limite pour la publication de l’index égalité professionnelle. L’employeur doit intégrer dans la base plusieurs données liées à l’index, une fois les résultats établis. Là encore, il n’y a pas de date ou de délai maximal inscrit dans le Code du travail quant à cette intégration.
L’employeur dispose donc d’un large éventail de possibilités pour aménager un agenda idéal de mises à jour de la BDESE. Mais il ne pourra pas se contenter, en pratique, d’une seule mise à jour annuelle, sauf accord d’entreprise venant aménager le fonctionnement de la base et l’organisation des consultations récurrentes obligatoires du CSE.
