La BDESE : base de données ou recueil de données ?

Organisation des données dans la BDESE : un simple recueil de données

Un employeur qui se renseigne sur les obligations liées à la mise en place d’une BDESE au profit des représentants du personnel et des représentants syndicaux peut en conclure qu’il est possible de se contenter de compiler des informations sur divers sujets dans un espace dédié, papier ou numérique selon l’effectif de l’entreprise. La BDESE, envisagée sous cet angle, constitue alors un simple recueil de données.

Avec cette lecture, l’employeur doit seulement veiller à ce que le plan légal (ou conventionnel) soit respecté. Il lui suffit ensuite de déposer les données brutes dans les différentes rubriques. Un même document pourrait alors être déposé dans plusieurs rubriques si son contenu se réfère à plusieurs thèmes.

Plus l’employeur fournit de données, moins il s’expose à des reproches de la part des élus, de l’Inspection du travail ou d’un juge.

L’outil hébergeant la base revêt, dans ce scénario, peu d’importance. Un simple outil permettant de visualiser les documents déposés suffit, sauf à souhaiter disposer d’options telles que la limitation des droits d’accès ou une aide contextuelle pour comprendre le plan obligatoire.

Dans cette logique, il convient également de réfléchir à un calendrier des relations sociales limitant au maximum le nombre de mises à jour de la base. En effet, chaque mise à jour conduit à déposer un nombre parfois important de nouveaux documents.

Organisation des données dans la BDESE : une réelle base de données

Dans ce second scénario, l’employeur fait le choix d’organiser les informations transmises aux élus et aux délégués syndicaux au sein d’une véritable base de données.

La définition de la base de données dans le Larousse est la suivante : « ensemble structuré de fichiers regroupant des informations ayant certains caractères en commun ; logiciel permettant de constituer et de gérer ces fichiers ». Le terme-clé est ici celui de « structuré ».

Ce choix d’organisation conduit à faire de la BDESE un véritable outil pour l’exercice du mandat des élus et des délégués syndicaux. Elle peut même devenir un outil de suivi de la politique de l’entreprise pour les directions opérationnelles.

Ici, la qualité et la présentation des données prime sur leur quantité. Il conviendra donc de choisir une solution d’hébergement adaptée, permettant  par exemple de présenter les données sous forme d’histogrammes, de diagrammes, de pyramides ou de tableaux, afin de faciliter leur lecture et leur comparaison sur l’ensemble des années couvertes par la base. Autre point à vérifier quant à la solution choisie : la possibilité de compléter les données brutes avec des légendes et des commentaires.

S’agissant des mises à jour, si les données sont bien classées et présentées de manière claire, leur actualisation en sera facilitée. Il devient alors envisageable d’augmenter la fréquence des mises à jour de la base, démontrant ainsi la volonté de l’employeur dans l’engagement du dialogue social avec les représentants du personnel et les organisations syndicales.

Organisation des données dans la BDESE :  « fausse » base de données, bonne idée ?

Une remontée d’expériences s’impose ici. Dans les entreprises ayant opté pour le premier scénario, on constate fréquemment qu’en plus de la mise à jour des données dans la BDESE, des dossiers papier ou des présentations sont réalisés et remis aux élus à l’ouverture de chaque consultation récurrente obligatoire du CSE.

Ce double travail s’impose car la qualité et la présentation des données dans la base conduisent à ce que les élus ne consultent pas l’outil à leur disposition. L’employeur se trouve alors contraint de créer un autre support d’information permettant d’engager les échanges lors des réunions plénières.

On comprend ainsi que le concept même de BDESE, même si les textes juridiques demeurent imprécis, devrait conduire tous les employeurs à opter pour le second scénario. C’est le seul qui permette, par le seul contenu de la base, d’ouvrir sereinement une procédure d’information-consultation auprès du CSE.

Il appartient donc au responsable RH ou relations sociales de convaincre la direction de l’entreprise d’aborder la BDESE comme une véritable base de données, exploitable et pensée comme un outil de dialogue social, et non comme un simple recueil de données !