Création d’une BDESE : combien de temps doit-on prévoir d’y consacrer ?

Création d’une BDESE : le rappel des échéances légales

Avant de se lancer dans une réflexion sur la création de la base, il faut évidemment vérifier si l’entreprise est bien concernée ou va être probablement concernée par l’obligation légale de mise en place d’une BDESE.

Lors de la mise en place d’un CSE, si l’effectif de l’entreprise apprécié en équivalent temps plein est inférieur à 50 salariés, aucune BDESE n’est à mettre en place. Par la suite, si l’effectif atteint en cours de mandat le seuil de 50 salariés pendant au moins 12 mois consécutifs, alors la BDESE devra être mise en place dans un délai maximal d’un an.

Si le délai des 12 mois consécutifs est atteint dans les 12 mois précédant l’échéance des mandats des élus, la BDESE doit être mise en place dans un délai maximal d’un an suivant le renouvellement de l’instance et au plus tard au moment de l’ouverture d’une consultation récurrente obligatoire du CSE (politique sociale, situation économique et financière ou orientations stratégiques). 

Lorsque le délai de 12 mois consécutifs est atteint dans les 12 mois précédant l’échéance des mandats des élus, la BDESE doit être mise en place : 

• dans un délai maximal d’un an suivant le renouvellement de l’instance ;
• au plus tard, lors de l’ouverture d’une consultation récurrente obligatoire du CSE  : politique sociale, situation économique et financière ou orientations stratégiques (Code du travail, art. L. 2312-2 et L. 2312-15).

Conclusion : anticiper la création de la BDESE avant le terme d’une élection du CSE n’est pas nécessaire. Il faut s’assurer en premier lieu qu’au moins un salarié devienne élu du CSE. Ensuite, l’entreprise dispose d’un an, au maximum, pour mettre en place une BDESE et en compléter le contenu.

Il est donc relativement facile d’anticiper la date à laquelle la BDESE devra être opérationnelle, afin de permettre aux élus du CSE d’exercer pleinement leurs prérogatives.

Création d’une BDESE : un rétroplanning à personnaliser

Une fois la date envisagée pour la mise à disposition de la BDESE aux élus, il convient de déterminer un rétroplanning pour se lancer dans les opérations nécessaires à la création de la base.

Le temps nécessaire pour créer et remplir la base va dépendre notamment de la taille de l’entreprise. Car si l’effectif n’a pas d’impact sur l’outil en lui-même, le nombre d’utilisateurs potentiels et le nombre d’indicateurs à renseigner augmentent fortement avec l’évolution des effectifs. En matière d’indicateurs, le seuil clé est celui des 300 salariés.

En gardant à l’esprit qu’il reste toujours possible de négocier un accord d’entreprise afin d’adapter le nombre d’indicateurs à fournir.

Une fois le contenu attendu identifié, il va falloir vérifier la qualité actuelle du dialogue social et du reporting au sein de l’entreprise. Si vous disposez déjà de rapports, tableaux, présentations sur les thématiques traitées par la BDESE, vous allez gagner un temps précieux. Pour ces données, le seul travail sera de les déposer dans les bonnes rubriques de la base. Vous n’avez pas besoin, dans un premier temps, de déterrer tous les documents existants. Il est seulement nécessaire d’avoir un ordre d’idée des données déjà en possession de l’entreprise et de celles qu’il faudra créer.

On arrive au terme de la première phase d’analyse. Ce travail peut être accompli par le service RH sans avoir à y consacrer plusieurs jours de travail.

Ensuite, une deuxième phase est à mener. Elle porte sur les capacités de l’entreprise pour faire face aux tâches liées à la création de la base.

Quelles ressources internes peuvent être mobilisées ? Quelle est la charge de travail actuelle au sein du service RH ? Peut-on envisager de recruter si nécessaire un salarié ou un stagiaire pour déléguer certaines opérations de création ? L’externalisation complète des opérations n’est pas réaliste : certains choix stratégiques relèvent nécessairement de l’entreprise, et certaines données ne sont accessibles qu’en interne.

S’il n’est pas possible de tout externaliser, des prestataires externes peuvent néanmoins permettre de gagner un temps précieux dans la création de la BDESE. Il peut s’agir d’un accompagnement juridique pour identifier les données à fournir, d’un accompagnement-coaching pour mener les opérations de création, ou encore l’acquisition d’un outil dédié à l’hébergement de la base, en interne ou en externe (comme BDESE Online), disposant le cas échéant de solutions de remplissage automatisé de certaines données (option prévue par BDESE Online), etc. La question ici est celle du budget pouvant être consacré à la construction de la BDESE, les coûts d’externalisation devant être mis en balance avec le temps économisé par les équipes internes. 

Suite à ces deux premières étapes, une troisième phase permet de finaliser et de valider le rétroplanning. De plusieurs mois à quelques jours, la durée de l’opération création de la base va donc dépendre de nombreux facteurs.