BDESE papier : comment gérer les mises à jour ?

BDESE papier : un choix parfois imposé

L’employeur peut être contraint d’opter pour une forme papier ou une forme dématérialisée si un accord d’entreprise portant sur la BDESE impose une forme pour la base.

En l’absence d’accord, l’employeur est responsable de créer et de mettre à jour la BDESE et décide notamment :

• de la forme prise par la base ;
• et de l’outil choisi pour l’héberger.

Cette liberté de choix demeure toutefois entravée pour les entreprises de 300 salariés et plus. En effet, l’article R. 2312-12 du Code du travail prévoit que la BDESE doit, sauf accord contraire, être tenue à disposition des élus « sur un support informatique ».

Le recours au format papier n’est donc permis, en principe, que dans les entreprises de moins de 300 salariés, dans lesquelles le choix pour une forme dématérialisée reste possible.

Le choix de la forme papier reste minoritaire, compte tenu notamment des problématiques liées à la mise à jour de la base.

Notez-le : le dernier baromètre réalisé par les Editions Tissot, entre juillet et août 2024, fait état d’un nombre de BDESE sous forme papier égal à 10 %.

Si une entreprise souhaite entamer une réflexion sur la forme de sa future BDESE ou sur un éventuel changement de support d’hébergement :

• elle doit bien entendu d’abord vérifier le cadre juridique l’autorisant ou non à opter pour une forme papier ou une forme dématérialisée ;
• puis, elle doit s’interroger sur les avantages et inconvénients respectifs, face notamment aux capacités techniques dont elle dispose, aux ressources financières, aux ressources en temps, etc.

BDESE papier : une simplicité source de contraintes

Une fois créée, la BDESE a vocation à être mise à jour de façon régulière, la fréquence pouvant être adaptée par accord d’entreprise.

Faute d’accord, tout va dépendre du calendrier de l’organisation des consultations récurrentes obligatoires et des négociations récurrentes obligatoires dans l’entreprise.

A l’occasion des mises à jour, tout ou partie des données incluses dans la base seront à modifier, en tenant compte de l’exigence légale (faute là aussi d’adaptations par accord d’entreprise) de fournir à tout instant la donnée sur une base de 6 ans, N-2, N-1, N, N+1, N+2 et N+3.

Fournir une base à la forme papier semble simple, rapide, peu coûteuse et plus sûre pour de nombreuses entreprises.

Néanmoins, la question de la mise à jour rebat les cartes.

Si l’entreprise dispose d’une base papier, il va falloir reprendre à zéro toute la base et la réimprimer à chaque mise à jour. Cela peut se révéler lourd, peu écologique et présenter un certain risque en matière de confidentialité des données avec plusieurs versions de la base qui peuvent circuler dans l’entreprise.

Pour éviter une mise à jour, l’entreprise peut réfléchir à des solutions tenant à la présentation des données. Par exemple en utilisant le format classeur, avec des onglets par rubrique.

Ainsi, il serait possible de conserver une grande partie des données à chaque mise à jour partielle, et éviter une impression globale de toute la base, y compris les rapports et tableaux inchangés d’une fois sur l’autre.

Une tentation serait de présenter sur une page uniquement la donnée pour une année donnée, puis sur d’autres pages la même donnée pour les autres années exigées par la loi. Cette solution limiterait encore plus la mise à jour de la base. Cependant, une présentation des données sous ce format ne répondrait pas, à notre sens, à l’esprit de la BDESE : permettre aux élus de prendre connaissance des données propres à l’entreprise et de les comparer sur une échelle de temps, dans un même tableau par exemple.

L’entreprise s’expose donc à un risque de remise en cause de la présentation de la base par un agent de contrôle de l’Inspection du travail ou par les élus dans le cadre d’une action en délit d’entrave.

Même si l’employeur reste libre des choix de présentation, il peut être utile d’échanger avec les élus afin de s’assurer de l’absence de contentieux.

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