BDESE : comment concilier la présentation des données en réunion et leur intégration dans la base ?
C’est une question pratique qui se pose régulièrement dans les services RH. Les obligations de remplissage de la BDESE sont lourdes, et s’y ajoute l’exigence d’animer les réunions plénières devant le CSE voire les délégués syndicaux. Optimiser à la fois la saisie des données et les présentations nécessite une vraie réflexion.
BDESE et réunions plénières du CSE : une présentation uniquement ?
Quel intérêt y a-t-il à présenter des slides en réunions plénières du CSE, en plus de mettre à jour les indicateurs dans la BDESE ? Il est utile de procéder à une analyse préalable à cette réponse.
Peut-on déposer un rapport entier dans la BDESE ? Oui, et cela est même requis par les articles R. 2312-8 et R. 2312-9 du Code du travail pour certains indicateurs. On peut citer à titre d’exemple le rapport sur la sécurité, ou encore le plan de développement des compétences.
Et doit-on lire tout le rapport en réunion ? Non, une telle présentation serait fortement indigeste pour les participants. Une synthèse va donc être réalisée. Attention, l’audit de BDESE révèle parfois que les employeurs intègrent dans la base la synthèse présentée en réunion plénière et non le document complet. Ceci est un manquement au cadre juridique défini par le Code du travail et pourrait constituer une entrave, remettant aussi en cause la consultation en cours.
Une présentation reste une présentation et ne peut donc pas se substituer aux exigences précises d’informations requises par le Code du travail.
Une question est parfois posée par les responsables RH : peut-on fournir en réunion des données supplémentaires à celles requises dans la base ? Bien-sûr : la base ne contient que les informations minimales à communiquer aux élus. Et ce contenu est déjà très important, principalement pour les entreprises d’au moins 300 salariés. Cependant, si l’employeur souhaite fournir des informations supplémentaires, rien ne s’y oppose. L’employeur peut donc transmettre davantage d’informations, tout en gardant à l’esprit que cela ne justifie en aucun cas l’absence de certaines données dans la BDESE.
BDESE et réunions plénières du CSE : une présentation grâce aux indicateurs ?
Si la présentation ne peut se substituer au remplissage de la BDESE, peut-on raisonner à l’inverse ? C’est-à-dire, peut-on reprendre les données brutes de la base et les intégrer directement dans un slide ?
Oui, mais. Si on se contente de reprendre les données brutes telles quelles sans effort de traitement et de présentation, cela ne présente aucun intérêt. Le plus simple est alors de se contenter de projeter en réunion directement des images de la BDESE lorsqu’elle est hébergée sous forme numérique.
Attention, avant de penser à une telle projection, que des données suffisantes et à jour figurent bien dans la base au jour de la réunion ! Projeter une base à moitié vide serait de nature à susciter des questions de la part des élus sur les informations manquantes.
Peut-on quand même se servir des données de la base pour construire une présentation ? Bien entendu. En s’appuyant sur la volonté d’améliorer la présentation visuelle et de répondre à l’exigence d’expliquer les données brutes de la base.
Il y a ici un double travail : remplir la base, puis préparer les slides. Pourquoi ne pas utiliser l’intelligence artificielle pour réaliser ce travail de synthèse ? Voilà une vraie mission « gain de temps » à confier à un outil d’intelligence artificielle, notamment en s’appuyant sur des prompts assurant un visuel clair.
Dans un précédent article, nous mettions en avant les limites de l’intelligence artificielle quant au remplissage de la base. En revanche, elle apporte une réelle valeur ajoutée pour faciliter la création des présentations.
