Transparence des informations de la BDES
Jusqu’où aller ?

Article publié le 23/03/2015 par BDES online.

La BDES a été créée pour inciter à plus de transparence. Or  dans une entreprise, les chefs d’entreprise peuvent être réticents quant aux informations à dévoiler, lorsqu’il s’agit de « données sensibles » par exemple. Heureusement, les élus ont une obligation de discrétion vis-à-vis des informations classées confidentielles.

Le caractère confidentiel des données

Les représentants du personnel et les délégués syndicaux sont susceptibles de recevoir des informations dont l’employeur ne désire pas la divulgation. Ils doivent savoir conserver le silence. Les personnes qui ont accès à la base de données unique sont en effet tenues à une obligation de discrétion à l’égard des informations présentées comme confidentielles par l’employeur.

La jurisprudence est venue préciser la notion d’information confidentielle : est une information confidentielle, une information dont la divulgation peut nuire à l’intérêt de l’entreprise, et qui n’est ni connue du grand public ni des salariés. S’agissant d’une information qui aurait fait l’objet d’une divulgation antérieure, l’obligation de confidentialité sera exclue.

L’employeur ne peut se prévaloir de la confidentialité de l’ensemble des documents remis. Il lui appartient de justifier par des éléments objectifs leur caractère intrinsèquement confidentiel. Pour les documents insérés dans la BDES, il doit aussi préciser la durée de la confidentialité.

L’obligation de discrétion ne vaut en effet qu’à l’égard des informations déclarées confidentielles par l’employeur.

Dans une affaire du 5 novembre 2014, la Cour de cassation a rappelé que pour se prévaloir de la confidentialité, l’employeur doit :

L’ANI du 11 janvier 2013 en son article 12, met l’accent sur l’importance d’une confiance réciproque : « L’effort d’anticipation et d’information sur l’évolution de l’entreprise suppose un partage d’informations et engage la responsabilité de chaque partie à l’égard de leur diffusion, afin que le dialogue puisse être constructif et se tenir dans un climat de confiance.

Ce partage d’information doit donc être entouré d’un certain nombre de garanties, notamment au regard de la confidentialité des informations fournies et identifiées comme telles.

Ainsi, lorsque l’employeur estime que les informations qu’il doit donner sont sensibles et doivent rester confidentielles, il indique aux élus les raisons et la durée souhaitable de ce caractère confidentiel, que les élus sont tenus de respecter ».

L’obligation de discrétion des élus

L’article L 2325-5 du Code du travail dispose que les membres du comité d’entreprise et les représentants syndicaux ayant accès à la base de données « sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme tel par l’employeur ».

Cette obligation s’applique aussi aux représentants du personnel au CHSCT (C. trav., art. L. 4614-9).

Les membres de la délégation unique du personnel ou les délégués du personnel, lorsqu’ils exercent les missions normalement dévolues au comité d’entreprise, sont également tenus à cette obligation de discrétion.

Afin de prouver que la demande de confidentialité a bien été faite, l’employeur peut l’inscrire dans le procès-verbal de la réunion. Ce document attestera qu’il a bien demandé expressément de garder le secret. La réunion terminée, toute déclaration ultérieure serait sans effet à l’égard des représentants du personnel qui pourront divulguer sans encourir de sanction.

Illustration : Un membre du comité d’entreprise avait fait l’objet d’une mise à pied disciplinaire pour avoir organisé une réunion d’information du personnel au cours de laquelle il avait fait le compte rendu de la dernière réunion du comité. Il avait divulgué à cette occasion certaines informations considérées par l’employeur comme confidentielles. Les juges annulent néanmoins la sanction car l’employeur n’avait fait connaître le caractère confidentiel de ces informations que postérieurement à la réunion. Le représentant du personnel n’était donc tenu à aucune obligation de confidentialité (Cass. soc., 12 juillet 2006, n°04-47558).

La preuve d’une déclaration expresse et préalable de la confidentialité des informations peut découler d’autres éléments que le procès-verbal, puisque ce dernier ne fait foi que jusqu’à la preuve contraire.

Par exemple, la confidentialité clairement indiquée sur les documents vaut déclaration expresse et préalable ou concomitante de l’employeur.

La solution BDES online des Editions Tissot permet ainsi aux employeurs d’ajouter une mention confidentielle sur les documents sensibles et d’indiquer la durée de la confidentialité.

En outre, certains documents ont un caractère confidentiel parce que la loi les déclare comme tels (par exemple, les informations concernant l’entreprise, communiquées dans le cadre de la procédure du droit d’alerte économique). Dans ce cas de figure, l’obligation de confidentialité devrait jouer, même en l’absence de déclaration de confidentialité de la part de l’employeur. Il est toutefois plus prudent de rappeler leur caractère confidentiel.

Notez-le : Diverses solutions peuvent être envisagées pour renforcer la confidentialité comme par exemple faire signer un avenant au contrat de travail de chaque élu pour insérer une clause de confidentialité, faire signer une charte de confidentialité aux utilisateurs de la BDES ou encore mettre en place un système de traçabilité pour savoir qui consulte quoi.

Juliette Lorthoy