Questions-réponses sur la BDES
Par Anne-Lise Castell, juriste-rédactrice aux Editions Tissot

Article publié le 10/11/2017 par BDES online.

Ce mois-ci, Anne-Lise Castell, juriste-rédactrice aux Editions Tissot, répond à vos questions sur le sujet de la BDES : les évolutions suite aux ordonnances Macron, l’impact de la mise en place du CSE, la mise à jour de la BDES ou encore la négociation de la BDES.

Les entreprises concernées par la BDES

En cas de carence de DP et de CE, la BDES est-elle obligatoire ?

ALC. Si une entreprise est dépourvue de CE, en raison d’une carence constatée aux dernières élections, elle doit mettre en place la BDES à l’égard des DP. S’il n’y a pas de DP non plus ; alors la mise en place de la BDES ne s’impose pas.

Nous avons 40 salariés et allons devoir mettre en place un CSE. La BDES va-t-elle nous concerner ?

ALC. A mon sens non, pas si vous n’atteignez pas le seuil de 50 salariés.

La BDES sert de support aux consultations et informations récurrentes du CE et du CSHCT et demain du CSE.

Certes à la différence du CE, le CSE doit être mis en place dès 11 salariés mais le rôle du CSE s’amplifie à partir de 50 salariés. C’est par exemple seulement à partir de cet effectif que les 3 grandes consultations obligatoires apparaissent.

Qui rédige la BDES ?

ALC. Cela incombe à l’employeur. Il peut déléguer selon la nature des informations à insérer (au RH, au service financier, etc.).

Les destinataires de la BDES

Comment donner un accès à la BDES à l’inspection du travail ?

ALC. Les rapports et informations récurrentes qui doivent être transmis à l’inspection du travail sont mis à sa disposition à partir de la BDES. La mise à disposition actualisée vaut transmission.
Demain la règle devient d’ordre public avec le CSE (Code du travail, art. L. 2312-18).

Concrètement il faut donc que l’inspecteur du travail puisse avoir accès à votre BDES. Si vous avez une base papier vous devez pouvoir lui montrer en cas de contrôle. Si vous avez une base informatique, il faut lui ouvrir un accès.

Faut-il donner un accès au médecin du travail ?

ALC. Le Code du travail ne le prévoit pas. Toutefois, le médecin du travail étant membre de droit du CHSCT, il peut accéder aux informations de la BDES correspondant au CHSCT.

Avec la mise en place du CSE et le rôle amoindri des suppléants, quid de leur accès à la BDES ?

ALC. Aujourd’hui les suppléants ont accès à la BDES.

C’est vrai qu’on peut se reposer la question avec le CSE. L’ordonnance prévoit en effet que les suppléants CSE n’assistent aux réunions du CSE qu’en l’absence du titulaire. Ce qui n’est pas le cas aujourd’hui où ils sont bien présents à toutes les réunions CE.

Il me semble toutefois préférable de leur ouvrir quand même un accès justement pour qu’ils puissent se préparer s’ils doivent remplacer un titulaire.

La mise à jour et le contenu de la BDES

La fréquence des consultations des élus étant rendu négociable par les ordonnances Macron, cela impacte-t-il également la fréquence de la mise à jour de la BDES ?

ALC. Aujourd’hui, la BDES sert de support aux consultations récurrentes du CE et du CHSCT. Elle doit notamment être mise à jour avant :

  • les 3 grandes consultations annuelles ;
  • les informations trimestrielles délivrées dans les entreprises d’au moins 300 salariés.

Il faut donc faire la mise à jour avant la consultation en respectant au moins les périodicités du Code du travail (autrement dit trimestre ou année). Les élus doivent pouvoir trouver l’information avant de donner leur avis.

Pour le CSE, les consultations ne seront plus forcément annuelles, un accord pouvant négocier un autre rythme (tous les 3 ans). Est-à-dire que la mise à jour de la BDES pourrait être moins fréquente ? On peut l’imaginer même si en pratique cela parait compliqué.

Comment communiquer les informations pour l’année en cours alors que les chiffres ne sont pas arrêtés?

ALC. Certaines données sont annuelles et ne peuvent donc être intégrées à la BDES qu’en fin d’année.

Après tant que les informations sont mises à disposition des élus avant leur consultation, cela ne pose pas de difficulté.

Pour constituer sa BDES, peut-on se contenter d’insérer les différents documents remis avant aux élus (bilan social, bilan financier, etc.) ?

ALC. La mise à disposition des informations dans la BDES vaut communication des différents rapports ou bilan au CE et au CHSCT.

Deux conditions doivent toutefois être remplies pour cela :

  • les informations doivent être mises à jour régulièrement (au moins dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail) ;
  • l’employeur doit mettre à disposition les éléments d’analyse ou d’explications lorsqu’ils sont prévus par le Code du travail.

Il faut décortiquer ces bilans pour les faire figurer dans les rubriques obligatoires. Les déposer ne suffit pas ! Une circulaire de l’administration précise bien que « les informations mises à la disposition des élus doivent être « réparties entre les différentes rubriques de la base de données de la façon qui soit la plus pertinente possible pour faciliter leur exploitation et leur appropriation par les élus ».

Il est aussi possible de mettre à jour les éléments informatifs dans les diverses rubriques de la BDES puis déposer dans la BDES un rapport rédigé.

Faut-il informer les élus à chaque mise à jour ?

ALC. Aujourd’hui oui. Le Code du travail prévoit que vous devez informer vos représentants du personnel de l’actualisation de la base de données selon des modalités que vous déterminez (Code du travail, art. R. 2323–1–7). Pour remplir cette obligation, vous avez donc tout intérêt à notifier les données que vous ajoutez ou mettez à jour dans votre BDES. Par exemple, dans notre outil BDES Online, nous vous permettons de le faire en un clic.

Il n’y a pas de délai limite pour communiquer sur le fait qu’il y ait eu une mise à jour. L’important étant que les représentants du personnel aient eu cette information suffisamment tôt pour préparer leur consultation et avant que ne démarre le délai de consultation qui leur est accordé.

Les données contenues dans la BDES comprennent l’année N et les 2 années précédentes – Quid quand on arrive au terme de l’année N, doit-on garder l’historique ou supprimer les données N-2 qui deviennent N-3 ?

ALC. En effet, dans la BDES vous devez garder des informations sur les deux années précédentes. Vous n’êtes pas obligé d’aller au-delà.

Par exemple en 2018 vous pourrez supprimer de la BDES les données de 2015, celles des années 2016 et 2017 suffisent.

Après si vous n’avez plus l’obligation d’ouvrir aux élus les données de l’année N-3, ni de les laisser dans la BDES, vous avez tout intérêt à garder un historique pour vous.

La négociation de la BDES

A-t-on l’obligation de négocier sur la BDES ou est-ce une simple possibilité ?

ALC. Non, la négociation d’un accord collectif (accord majoritaire ou en l’absence de DS avec les élus titulaires du CSE) est une simple faculté, pas une obligation.