Logiciel BDES
Pourquoi et comment ?

Nous n’allons pas revenir sur tous les fondements de la Base de Données Economiques et Sociales (BDES), mais rappelons tout de même que, ces dernières années, les principes fondamentaux du dialogue social ont connu de nombreux changements. Notamment les ordonnances Macron, qui ont clairement changé la donne pour les élus du personnel et des employeurs.

Fusion des Instances Représentatives du Personnel (IRP), modification de la hiérarchie des normes, davantage de possibilité de négociation… Une forte tendance de modernisation émerge..

Bien évidemment, la BDES se retrouve au coeur de ces évolutions. Elle est un pilier incontournable du dialogue social. Son périmètre n’a d’ailleurs de cesse de grandir. Cependant, pour qu’elle tienne toutes ses promesses, il est essentiel qu’elle soit correctement construite et gérée. Mais comment ? Réponse ici.

Logiciels BDES : sont-ils indispensables ?

Mise en place de la BDES : un outil de GED suffit-il ?


Originellement créée en tant qu’outil de partage d’information dans le cadre de la consultation sur les orientations stratégiques, la BDES a depuis bien évolué. Elle comprend aujourd’hui des indicateurs relatifs à l’ensemble du cadre social : rémunération, temps de travail, égalité professionnelle, qualité de vie au travail, gestion des emplois et des parcours, mixité des métiers…

Pour parvenir à construire ces indicateurs, une solution performante est alors nécessaire. Beaucoup d’entreprises ont décidé de se baser sur leurs outils préexistants comme SharePoint ou des solutions de GED. 

Ce peut être un excellent début, 

en revanche, ces outils atteignent vite leurs limites. Les besoins en termes de classement et recherche de documents sont rarement satisfaits. Même chose pour la mise à jour des fichiers qui s’avère vite chronophage sans logiciel BDES adapté.

Base de données économique et sociale : qu’attendre des logiciels dédiés ?

Maintenant que nous avons défini les limites des logiciels de GED pour la gestion de la Base de Données Economiques et Sociales, il convient de se demander ce que, concrètement, les logiciels dédiés peuvent apporter.

En premier lieu, un logiciel BDES assure un niveau supérieur de sécurité et de confidentialité des données. En effet, ces contraintes sont prises en compte dès le développement du logiciel ce qui leur confère un véritable avantage sur les autres solutions. Par ailleurs, leurs robustesses en termes de classement des informations et recherche de documents sont de précieux atouts. Les logiciels BDES combinent en effet les avantages des bases de données couplés à une véritable approche documentaire.

En second lieu, bien choisir l’éditeur de la solution logicielle BDES, c’est l’assurance d’avoir des mises à jour régulières et de pouvoir ainsi rester en conformité avec la réglementation. En effet, il assure, à la place de l’utilisateur, une veille régulière des évolutions légales. Bien évidemment tous les éditeurs ne se valent pas, il vaut mieux vérifier la légitimité et l’importance de l’équipe en charge de la veille réglementaire avant de se lancer.

Enfin, un logiciel BDES est aussi conçu pour que la restitution de l’information aux IRP soit la plus aisée et intuitive possible, ce qui est quand même un des principaux objectifs de cette base de données.

Comment choisir son logiciel BDES ?

Solutions pour la BDES : ne pas laisser le choix au hasard

S’équiper d’un logiciel dédié à la BDES n’est pas toujours un long fleuve tranquille. En effet, comment choisir le logiciel le plus adapté à ses besoins ? Voici les options à envisager. La première : développer une solution BDES “maison” en partenariat avec la DSI. L’avantage ? Il est possible d’obtenir une application ultra-personnalisée, qui colle parfaitement aux besoins. Le hic ? Des temps de développements pouvant être longs et des coûts de maintenance importants (d’autant que cette maintenance dépendra du bon vouloir de la DSI…).

La seconde solution à considérer : les logiciels BDES des leaders du marché comme SIGMA-RH, Docapost, Nibelis ou encore Vedalis. Méfiance cependant. Même si ces logiciels sont sans conteste bien construits, ils intègrent toutes sortes de technologies et fonctionnalités accessoires, ce qui implique qu’ils sont fastidieux à implémenter et coûteux. Tout dépend donc des besoins identifiés au départ. Il faut être certain d’avoir l’utilité de tout l’éventail de fonctionnalités (et non pas seulement 10 % comme c’est souvent le cas). S’équiper d’un logiciel BDES surdimensionné aura plutôt l’effet inverse que celui escompté. Les IRP et l’employeur risquent de le bouder, car il sera trop complexe.

Il existe une troisième catégorie d’outils dédiés à la BDES : les solutions SaaS développées par des éditeurs provenant du monde juridique. Elles ont l’avantage d’être pensées par des experts du secteur, mais aussi et surtout d’être simples et rapides à déployer. Les économies de temps et d’argent seront donc au rendez-vous. Cerise sur le gâteau : c’est l’assurance d’être toujours au courant des dernières évolutions réglementaires et donc de rester en conformité ! Parcourez la visite guidée de la solution BDES online pour en savoir plus sur les logiciels de BDES.

Quand mettre en place un logiciel BDES ?

Les éléments sur lesquels se baser pour faire son choix d’outil pour la BDES sont maintenant clairs, mais quand opérer un tel déploiement ? Et bien, idéalement dès la construction de la BDES (oui, encore de très nombreuses entreprises n’ont pas démarré ce chantier). Cela permet de partir sur des bases saines et structurées dès le commencement. Bien évidemment, si votre BDES est déjà stockée sur un autre support, mieux vaut tard que jamais !

En revanche, il y a vraiment un moment clé à ne pas louper : une forte croissance. En effet, une entreprise avec une croissance à deux chiffres a réellement besoin de structurer ses processus. Dans le cas de la BDES, un

 logiciel spécialisé permettra de gérer le nombre exponentiel de documents à gérer et mettre à jour. Cela sera aussi le moyen de fluidifier la relation avec les élus du personnel pour continuer à bien grandir.

Un logiciel BDES est aussi, et surtout, un excellent moyen d’éviter les sanctions en étant constamment en conformité avec la réglementation (grâce notamment à cet aspect veille dont nous parlions précédemment). En effet, les premières décisions de justice commencent à tomber pour les retardataires et ne vont aller qu’en s’amplifiant. Il est donc temps de prendre le taureau par les cornes !

Quelles sont les différentes étapes pour déployer un logiciel BDES ?

Définir un chef de projet logiciel BDES

Nous l’avons vu, les raisons qui poussent les entreprises à investir dans un logiciel BDES, sont nombreuses. Mais alors, une fois le choix de solution fait, par où commencer ? Voici quelques pistes concrètes. Pour bien démarrer votre projet BDES, il est indispensable de nommer un chef de projet en interne, côté entreprise. Selon la taille de l’organisation, cela pourra être une personne à temps plein, ou pas. Dans tous les cas, le chef de projet BDES sera l’interlocuteur privilégié de l’éditeur logiciel, mais aussi des différentes parties prenantes en interne. Son rôle est central et il doit être vraiment investi dans sa mission et ne pas prendre cela comme une corvée, bien entendu.

D’ailleurs, ce sera à lui de constituer une équipe projet. Dans l’idéal, elle devra être composée d’élus, de membres de la direction, de personnes issus de différents départements de l’entreprise. Attention, ces personnes devront être volontaires pour s’impliquer dans le projet, elles seront possiblement les futurs “key users”. Elles seront un véritable relais pour l’utilisation du logiciel BDES par l’ensemble des salariés.

Construire un plan d’actions

Une fois le chef de projet nommé et l’équipe constituée, vient ensuite le temps du plan d’actions. Pour cette étape, il est tout à fait possible de se faire accompagner par l’éditeur qui saura être source de bons conseils. Pour sa construction, il faut penser à rappeler les objectifs principaux liés au déploiement du logiciel BDES. 

Un point important reste à noter : tous les critères pré-listés avec l’équipe projet ne pourront peut-être pas être réalisés, au moins dans un premier temps. Le chef de projet BDES doit être en mesure de prioriser les demandes. Est-ce vraiment utile d’ajouter telle ou telle fonctionnalité dès les prémices ? Bien entendu, le chef de projet doit communiquer avec les équipes et leur expliquer que leurs demandes sont bien prises en compte, qu’elles seront intégrées dans un second temps.

Une fois tout cela défini, le déploiement peut démarrer. Aspect à ne pas négliger, qui peut intervenir dans le même temps, voire avant : la conduite du changement. Programmer des petites sessions de formation avec les futurs utilisateurs est un pré-requis minimum. Si vous avez choisi un logiciel BDES simple et intuitif, cela devrait même suffire. Pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu et que la solution logicielle a été bien prise en main par tous, il est recommandé de planifier des points d’étape la première année (avec un ou deux questionnaires de satisfaction par exemple). C’est un bon moyen de continuer à impliquer les parties prenantes, effectuer les ajustements nécessaires et faire en sorte que le logiciel colle parfaitement aux besoins des élus et de l’entreprise.

Pour échanger sur vos besoins en matière de BDES ou passer le cap du déploiement logiciel, n’hésitez pas à contacter les experts de BDES online !