BDESE online

Pensez-vous que les entreprises ont réussi à tenir l’échéance du 14 juin pour mettre en place leur BDES ? Comment gérer une mise en place de BDES post-échéance ?

Avec des sujets plus ou moins pressants comme la réforme de la formation, le C3P ou la complémentaire santé, le chantier BDES est souvent resté en bas de la pile des projets à traiter. Pour les PME il reste encore une belle marge de progression.
Le premier réflexe d’un DRH serait de s’informer de la position des IRP face à un défaut avéré de mise en place (est-ce un point inscrit à l’ordre du jour du prochain CE ?). Pourquoi pas d’initier rapidement un projet commun à travers un accord BDES comme l’ont conclu de grandes entreprises comme THALES, et CARREFOUR. L’administration y invite afin d’établir un climat de confiance.
Enfin, on rappellera que la sanction de non mise en place est la menace d’un délit d’entrave mais inutile d’en faire un sujet contentieux si le climat au sein de l’entreprise est déjà tendu.

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Pouvez-vous faire un état des lieux des types de solutions disponibles sur le marché ?

L’offre s’est affinée au cours des derniers mois avec, au final, l’apparition sur le marché d’une quinzaine d’éditeurs des plus connus aux outsiders.
Trois familles de solutions techniques sont à distinguer :

  • Solution misant sur une intégration complète de la BDES, présentée sous forme de module additionnel à un logiciel déjà installé chez le client, et traitant par ailleurs d’autres thèmes (paye, temps etc.).
  • Solution proposant une simple interface de saisie des informations exigées par la loi. Les documents sont au fur et à mesure créés dans l’outil lui-même.
  • Solution proposant une interface de stockage de documents préconstitués en respectant l’arborescence de la BDES

Leur cible étant assez distincte (Grands Comptes, PME), chacun devrait y trouver son compte. Il est à relever que toute solution informatique s’accompagne, en général, de services de conseil et de paramétrage.
Sur ce point, il faut rester vigilant quant au budget prévu. La BDES, par sa relative simplicité, ne mérite pas d’être qualifiée d’ « éléphant blanc ».
La complexité résidera davantage dans l’interprétation des informations mises à disposition des IRP : leur lecture croisée sera favorisée par une source unique et pérenne et deux niveaux de lecture seront possibles (entreprise et groupe).

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Quels sont, selon vous, les avantages/points forts de l’outil proposé par les Editions Tissot : BDES Online ?

Depuis octobre 2013, de par ma formation et mon parcours professionnel, je m’intéresse au sujet de la BDES en animant notamment un groupe de travail dédié sur les réseaux sociaux professionnels.
Après études et tests de plusieurs solutions, celle des Editions TISSOT manifestement « coche toutes les cases », tout particulièrement pour les entreprises de taille intermédiaire et PME.
Le critère du 100 % sécurisé est le minimum attendu pour TOUS les éditeurs; sachant que la confidentialité est davantage menacée par une fuite interne (prêt discret de son code d’accès, téléchargement pirate sur clé USB etc.) que par une attaque externe et sophistiquée…
Le critère de l’évolutivité constitue un second point important étant donné que la BDES est appelée à devenir le hub du dialogue social en s’enrichissant au fur et à mesure. Tout dernièrement, on relèvera que le bilan social doit désormais mentionner le nombre de salariés détachés ainsi que le nombre de salariés détachés accueillis (nouvel article R.2323-17 du Code du Travail au point 1.2 du point 1).
BDES Online a cette souplesse indispensable en permettant de « customiser » l’arborescence et de la décliner en multi-entités (groupe, entreprise et établissement).
Enfin, le critère du prix est un point substantiel pour des entreprises modestes en distinguant coût d’acquisition et coût de maintenance. Là encore, les prestations de conseil peuvent se révéler fort coûteuses et les tarifs de BDES Online sont très raisonnables (à partir de 480 euros HT à l’année) avec toute la maintenance technique prise en charge par les Editions TISSOT.
Au final, il importe de dédramatiser le sujet de la BDES : elle n’est pas un système de rémunération dont l’échéance délicate est chaque fois mensuelle lors du « bouclage » de la paye.

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Quels conseils pourriez-vous donner pour remplir sa BDES correctement ? Quels sont les éléments à mettre/ne pas mettre dans les différentes rubriques ?

De la méthode avant toute chose puisque la BDES est considérée comme le remède à toute dispersion et confusion ! Comme il s’agit bien d’un passage d’un mode d’information-consultation peu structurée à un cadre d’échanges hautement formalisé et rationnalisé, un état des lieux est souhaitable : par exemple, quels sont les documents déjà échangés entre la direction et les IRP, leur niveau de confidentialité et déterminer in fine le degré de transparence adopté par la direction.
Mettre en place un processus de gestion de la BDES : création du document, validation de celui-ci, import dans la BDES et information de la présence dudit document à destination des IRP… Sans oublier le mécanisme inverse (archivage du document et retrait pour erreur etc.).
Ayant eu à traiter du vaste contentieux des missions d’expertise CE, contentieux portant sur le paiement d’honoraires et l’obtention de documents, j’ai remarqué que l’abondance d’informations éparses pouvait finalement nuire aux deux parties qui s’épuisent à se quereller à propos de documents parfois peu pertinents ou leur absence sans avoir même eu le temps d’échanger sur les données déjà produites.
Le dialogue gagnera à se concentrer sur un référentiel BDES pérenne et strict : par conséquent « toute la BDES et rien que la BDES ». Par exemple ne vous épuisez pas à y mettre des informations sur les événements ponctuels alors que cela n’est pas obligatoire !

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La loi relative à la BDES va encore évoluer dans les mois à venir. Quels seront concrètement les changements au 1er janvier 2017 ?

Effectivement, la dernière étape est fixée au 31 décembre 2016, date à laquelle les informations récurrentes à destination du CE devront se trouver en base. Et elles sont nombreuses : liste des demandes de congé ou de période de travail à temps partiel, bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail…
Cette mise à disposition vaudra communication desdites informations au CE à condition qu’elles soient mises à jour régulièrement et accompagnées d’éléments d’analyse et d’explication : en plus d’être rationnelle, la BDES a une vertu pédagogique !
Et elle est de nature à devenir un outil central dans les échanges entre partenaires sociaux comme le montrent les dernières lois en discussion.
En résumé, la BDES n’est pas vraiment une révolution culturelle mais certainement une longue marche. Heureusement, les partenaires sociaux y sont habitués depuis longtemps…

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