BDES 2019 : nos réponses à vos questions

La mise en place de la BDES

A partir de combien de salariés la BDES est-elle obligatoire ?

ALC. A partir de 50 salariés dès lors que vous avez un CE ou un CSE.
Le fait que le CSE soit obligatoire pour les entreprises d’au moins 11 salariés n’impose pas pour autant de mettre en place la BDES à partir de 11 salariés et non plus 50.

La loi impose-t-elle la trame de la BDES ?

ALC. Il n’y a pas de modèle officiel de BDES mais il y a un contenu minimum commun à toutes les BDES. Il varie selon que l’effectif de l’entreprise compte plus ou moins de 300 salariés et peut être adapté par accord collectif.

Quelle est la référence juridique qui indique que le BDES est obligatoirement en ligne, et pas en papier ?

ALC. C’est l’article R. 2312-12 du Code du travail qui impose un support informatique pour la BDES mais uniquement pour les entreprises d’au moins 300 salariés. Il est toutefois possible de négocier autre chose.

Lorsqu’un accord prévoit la mise en place de la BDES au niveau d’un établissement est-ce que le format de la BDES établissement doit être le même que le format de la BDES entreprise ?

ALC. Pas forcément, il semble possible de négocier un format différent pour chaque établissement.

La BDES et le CSE

Les suppléants CSE doivent-ils aussi avoir un accès à la BDES ?

ALC. La loi ne règle pas la question. La question se pose d’autant plus pour le CSE car l’ordonnance Macron prévoit que les suppléants CSE n’assistent aux réunions du CSE qu’en l’absence du titulaire. Ce n’était pas le cas pour les membres suppléants du CE qui sont bien présents à toutes les réunions CE.
Il semble toutefois préférable de leur ouvrir un accès, justement pour qu’ils puissent se préparer au possible remplacement d’un titulaire.

Peut-il y avoir une consultation des élus sans BDES ?

ALC. Vous ne pouvez pas valablement organiser une consultation récurrente de vos élus sans BDES. La BDES sert de support aux consultations récurrentes obligatoires du CSE et c’est via ce support uniquement qu’ils doivent trouver les informations qui leur sont nécessaires pour pouvoir rendre un avis.

Doit-on laisser au nouveau CSE les informations qui étaient dans la BDES pour le CE ?

ALC. S’il n’y a pas d’accord sur le sujet, il faut en effet les laisser. Les informations figurant dans la BDES portent sur l’année en cours, sur les deux années précédentes et, telles qu’elles peuvent être envisagées, sur les trois années suivantes. Le CSE doit donc pouvoir retrouver des informations sur les 2 années précédentes même si elles étaient à l’origine adressées au CE.

Existe-t-il un calendrier des consultations obligatoires des élus du CSE ?

ALC. Non, c’est à définir par chaque entreprise. En principe, les 3 grandes consultations récurrentes du CSE sont annuelles mais ce rythme peut être négocié.

Comment garantir la confidentialité des infos accessibles sur une BDES dématérialisée ? Peut-on indiquer une durée illimitée de confidentialité ?

ALC. Il n’est pas possible pour un employeur de classer l’intégralité de la BDES comme étant confidentielle. En effet, ne peuvent être classées comme confidentielles que les informations :

• dont la divulgation peut nuire à l’intérêt de l’entreprise ;
• et qui ne sont pas connues ni du grand public, ni des salariés.

Le Code du travail impose à l’employeur d’indiquer les informations qui sont confidentielles et pendant combien de temps elles le sont (Code du travail, art. R. 2312-13).
Cette durée va être définie au cas par cas en fonction du respect des deux critères cités ci-dessus.

Le Code du travail impose une obligation de discrétion aux élus. Quel article ?

ALC. Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique, du comité social et économique central d’entreprise et les délégués syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur (Code du travail, art. L. 2312-36).

Et si les élus réclament des impressions papier des documents ?

ALC. Sauf accord contraire, vous n’êtes pas dans l’obligation de fournir des impressions papier de votre BDES à vos élus. Il faut par contre qu’ils puissent convenablement exploiter les données de la BDES, les comparer et les montrer à leurs experts. Il ne faut donc pas que votre solution en ligne soit bloquante sur ces différents points.

Le contenu de la BDES

Le règlement intérieur du CSE peut-il se substituer à un accord sur la BDES ?

ALC. Absolument pas. Il faut un accord d’entreprise majoritaire, ou en l’absence de délégué syndical, un accord entre l’employeur et le comité social et économique adopté à la majorité des membres titulaires.
Le règlement intérieur du CSE est un document complétement différent, rédigé par les élus pour fixer le fonctionnement du comité. Il est adopté par résolution en séance plénière.

On peut adapter le contenu de la BDES par accord. Par contre, peut-on négocier de mettre moins d’information que demandé dans le Code du travail ?

ALC. Tout à fait. La BDES doit toutefois au moins comporter les thèmes suivants : l’investissement social, l’investissement matériel et immatériel, l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise, les fonds propres, l’endettement, l’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants, les activités sociales et culturelles, la rémunération des financeurs, les flux financiers à destination de l’entreprise.
Peuvent donc dorénavant être exclus les deux rubriques suivantes : la sous-traitance et les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.
Vous pouvez aussi changer la périodicité pendant lesquelles ces informations sont données.

Si un accord a été conclu avant les ordonnances Macron, doit-on revenir dessus ?

ALC. Initialement le champ de la négociation était assez restreint concernant la BDES car si on pouvait négocier avec les élus sur sa mise en place et son contenu, on ne pouvait pas revoir à la baisse la BDES. Les ordonnances Macron ont élargi le champ de la négociation. A vous de voir s’il vous parait pertinent de vous servir des nouvelles possibilités de négociation.