Peut-on substituer la BDESE par le document d’enregistrement universel ?
La multiplicité des rapports et documentations financières, comptables, RSE entraîne une charge de travail en constante augmentation au sein des plus grandes entreprises. Réduire cette charge de travail tout en veillant au respect des obligations de communication de l’entreprise est une gageure. C’est pourquoi toute idée est intéressante à creuser, dont celle de remplacer la BDESE par la fourniture du document d’enregistrement universel (DEU).
BDESE et DEU : une cible distincte
Le document d’enregistrement universel (DEU) est, à ce jour, un document ne concernant qu’une minorité d’entreprises. Il doit être réalisé une fois par an pour les sociétés cotées et déposé auprès de l’AMF (Autorité des marchés financiers). Son élaboration est encadrée par le droit européen (on y parle d’URD à savoir Universal Registration Document) et les recommandations de l’AMF.
Le DEU est ainsi un outil de communication vers l’extérieur de l’entreprise. Il traite notamment des données financières de l’entreprise, inclut des éléments sur la gouvernance de l’entreprise et comporte des données sociales et environnementales.
La base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) doit, selon le Code du travail, rassembler l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l’employeur met à disposition du comité social et économique. C’est donc uniquement un outil de travail interne, entre l’employeur et les instances représentatives du personnel.
Sa construction, et notamment l’obligation de présentation des données sur une échelle de 6 années, répond à cette fonction. Son contenu se veut clair, avec des données les plus à jour possibles à l’ouverture des grandes consultations.
Il est à noter que la loi ne prévoit pas l’obligation d’inclure le DEU dans la BDESE alors que cette obligation existe pour les différents documents comptables réalisés par l’entreprise. Rien n’empêche bien entendu l’employeur de décider de rajouter ce document dans sa BDESE.
BDESE et DEU : une substitution partielle envisageable
Peut-on envisager de se contenter de fournir aux élus du CSE le document d’enregistrement universel réalisé par l’entreprise pour répondre aux obligations légales d’informations préalables à l’ouverture des consultations récurrentes obligatoires ?
A première vue, la réponse serait non eu égard à la cible différente entre BDESE et DEU comme développé ci-dessus.
Cependant, il est indéniable que de nombreuses données présentes dans le DEU se retrouvent dans la liste des informations à remettre aux élus dans la BDESE selon les articles R. 2312-8 et R. 2312-9 du Code du travail ainsi que les articles relatifs au contenu des trois consultations récurrentes. De nombreuses données mais pas toutes, avec un plan de présentation ne collant pas avec celui imposé par le Code du travail.
En conséquence, pour que l’insertion dans la BDESE du DEU puisse se substituer à toute fourniture des données exigées par les articles R. 2312-8 et R. 2312-9, la seule voie passe par la négociation d’un accord d’entreprise. L’accord pouvant prévoir que le dépôt du DEU dans la BDESE permet à l’entreprise de s’exonérer de fournir d’autres données.
En réalité, il faudra bien fournir des données supplémentaires au seul DEU, car il ne contiendra pas d’informations sur l’ensemble des thématiques imposées par l’article L. 2312-21 (par exemple le thème des activités sociales et culturelles). De plus, n’y figurent pas un certain nombre d’informations et documents devant être intégrés à la BDESE, comme le livret d’épargne salariale, les résultats et informations annexes relatives à l’index égalité professionnelle, etc.
Évidemment, même en l’absence d’accord intégrant le DEU dans la BDESE, le travail accompli pour mettre à jour la BDESE peut servir à la réalisation du document d’enregistrement universel, et réciproquement.
