Mise en place de la BDESE : les bons réflexes lors de sa création

Création d’une BDESE : construire un outil simple et efficace

Quatre points principaux méritent de s’attarder un peu, même si d’autres points importants pourront s’ajouter selon la situation de l’entreprise.

Premier point à arrêter : base papier ou base dématérialisée. Pour les entreprises d’au moins 300 salariés, le choix n’est pas libre : c’est base dématérialisée obligatoire en l’absence d’accord. Pour les autres il faut trancher entre les priorités : 

• facilité dans la recherche de documents, mise à jour plus simple, permanence ou quasi-permanence d’accès aux données (particulièrement pratique pour les élus en télétravail ou en horaire décalé) plaideront pour une base dématérialisée ;
• confort de lecture pour les élus, absence de risques de panne ou piratage informatique sont souvent évoqués par les partisans du papier.

Second point : qui va compléter les données et à quelle fréquence ? L’alimentation de la BDESE est très souvent collective et partagée entre les services RH, les services comptables et financiers, ou même le service informatique.

Troisième point : comment seront présentées les données ? Dans des tableaux, en découpant les présentations habituellement remises aux élus, dans des fichiers textes, etc. Le recours aux tableaux, titrés et légendés, est à privilégier pour sa simplicité de lecture et sa simplicité d’actualisation.

Quatrième point : à qui vais-je attribuer des accès à cette base ? La question se pose notamment pour les élus suppléants pour lesquels la loi ne tranche pas sur leur accès de droit ou non à la BDESE ou encore les membres des commissions non élus.

Création d’une BDESE : déterminer les informations à intégrer

Le plus complexe lors de la création d’une BDESE reste souvent pour les entreprises la question du contenu des données à intégrer dans la base.

Or, des tableaux regroupant les principales informations à transmettre aux élus, réparties dans les différentes rubriques de la BDESE, figurent dans les articles R. 2312-8 et R. 2312-9 du Code du travail, respectivement pour les entreprises de moins de 300 salariés et celles de 300 salariés et plus. Il faut donc se baser sur ces tableaux pour remplir sa base de données à sa création. 

En gardant en tête trois éléments. Le premier est que certaines des informations à insérer dans cette base ne figurent pas dans les tableaux des articles R. 2312-8 et R. 2312-9 du Code du travail. Le second est que le contenu et le plan de la BDESE peuvent donner lieu à de nombreux aménagements par la négociation d’un accord d’entreprise, sous réserve de continuer à aborder un certain nombre de thèmes. Enfin, le troisième élément est qu’il ne faut pas oublier que les données doivent par principe être communiquées sur une période de 6 ans : les 2 années précédentes, l’année en cours et les perspectives pour les 3 années suivantes. Cette périodicité est elle aussi susceptible d’être aménagée par accord d’entreprise.

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