Mise à jour de la BDESE : quel calendrier idéal suivre ?
C’est une question historique pour les professionnels chargés d’alimenter les BDESE : quel calendrier respecter pour les mises à jour ? On va le voir, il n’existe malheureusement pas de réponse simple à cette question. Mais cela peut aussi être une opportunité à saisir.
Calendrier des mises à jour de la base : calendrier idéal pour qui ?
La loi ne prévoit pas un calendrier fixe pour la mise à jour de la BDESE. Chaque entreprise va donc pouvoir librement fixer son propre calendrier, en tenant compte toutefois de certaines contraintes.
L’élaboration de ce calendrier doit être réfléchie en amont avant de choisir les dates les plus favorables. Plus favorables pour qui ? Voilà la première question pour laquelle une réponse est requise.
Pour l’employeur ? Cela signifie qu’on va identifier des dates qui vont correspondre à des moments calmes pour le service RH, facilitant le travail de mise à jour. On peut aussi choisir des dates les plus tardives possibles, en limitant ici l’intérêt des données communiquées qui seront pour certaines déjà largement périmées. On s’éloigne de la recherche d’un meilleur dialogue social !
Pour les élus ? Il faudra alors réfléchir à répartir les dates sur l’année, pour permettre aux élus de traiter les informations avec un temps suffisant, et choisir des dates permettant de fournir les dates les plus récentes possibles. Par exemple :
- sur le 1er trimestre pour les données sociales, qui sont accessibles sur une base annuelle et donc compilables et analysables dès le début d’année ;
- ou sur le mois suivant la publication des résultats comptables pour les données en lien avec la consultation sur la situation économique et financière.
Calendrier des mises à jour de la base : un calendrier lié aux fonctions de la base
Si la loi n’impose pas un calendrier précis, elle impose toutefois une mise à jour régulière de la base. Pas en fonction de date mais en fonction d’évènements particuliers :
- l’ouverture de la procédure d’information-consultation du CSE sur la politique sociale ;
- l’ouverture de la procédure d’information-consultation du CSE sur la situation économique et financière ;
- et l’ouverture de la procédure d’information-consultation sur les orientations stratégiques.
Donc trois dates différentes pour trois mises à jour de la base.
Quelques données précises sont à mettre à jour chaque trimestre dans les entreprises d’au moins 300 salariés, à savoir les données figurant dans l’article L. 2312-69 du Code du travail. Pas de date précise pour actualiser ces informations, juste une fréquence minimale imposée par la loi.
Notez le : en l’absence d’accord, le Code du travail vous oblige à informer les élus de l’actualisation de la base de données (Code du travail, art. R. 2312-12).
A cela vont s’ajouter les mises à jour de la base au lancement des négociations récurrentes obligatoires engagées avec les délégués syndicaux si la BDESE est bien utilisée comme support d’information vis-à-vis des délégués syndicaux.
Par exception, une date existe bien dans la problématique de mise à jour de la base : le 1er mars. Il s’agit en effet de la date limite pour la publication de l’index égalité professionnelle. L’employeur doit intégrer dans la base plusieurs données liées à l’index, une fois les résultats établis. Là encore, il n’y a pas de date ou délai maximal inscrit dans le Code du travail quant à cette intégration.
L’employeur dispose donc d’un large éventail de possibilités pour aménager un agenda idéal de mises à jour de la BDESE. Mais il ne pourra pas se contenter, en pratique, d’une seule mise à jour annuelle, sauf accord d’entreprise venant aménager le fonctionnement de la base et l’organisation des consultations récurrentes obligatoires du CSE.
