Contenu de la BDESE : que recouvrent les données de l’ « année en cours » ?
Malgré la croyance de nombreux employeurs, déterminer la nature des données à intégrer dans la BDESE constitue l’une des étapes les plus simples dans la création ou la mise à jour de la base. Savoir sous quelle forme et selon quelle périodicité les données doivent être communiquées se révèle plus compliqué ! Notamment lorsqu’on réfléchit à la notion d’année en cours.
Contenu de la BDESE : une périodicité des données supplétive ou négociée
Les indicateurs fournis par l’employeur aux utilisateurs de la base doivent couvrir une certaine périodicité. Le but : permettre aux élus et aux délégués syndicaux d’avoir une vision sur les évolutions dans le temps des différentes informations remises. Visibilité essentielle pour comprendre l’entreprise.
La périodicité est fixée de manière supplétive par l’article R. 2312-10 du Code du travail. Cet article impose de fournir les données « sur l’année en cours, sur les deux années précédentes et, telles qu’elles peuvent être envisagées, sur les trois années suivantes ». Soit une périodicité totale de 6 ans.
Il est possible de modifier cette périodicité par accord collectif. À condition, toutefois, de conserver une périodicité suffisante pour permettre aux élus de rendre des avis éclairés lors des consultations récurrentes engagées par l’employeur.
Fournir les données des années précédentes, données consolidées, ne pose pas de difficultés. Fournir des prévisions pour les années suivantes, c’est un sujet à part entière.
Reste la question des informations à fournir pour l’« année en cours ».
Contenu de la BDESE : un choix de l’employeur à conserver dans le temps
Le Code du travail ne donne aucun indice particulier sur la définition de cette notion d’année en cours. S’agit-t-il de l’année civile à terme échu, des 12 derniers mois à partir du dernier mois échu avant l’ouverture de la consultation, ou encore des 12 derniers mois précédant l’arrêt des comptes ?
Un accord collectif conclu sur la base peut venir préciser cette définition.
En l’absence d’accord, comment apprécier l’ « année en cours » ? Ce sera à l’employeur de choisir, sous le contrôle postérieur des utilisateurs de la base qui pourraient contester ce choix s’il ne permettait pas une bonne visibilité et un bon suivi des données. Les élus, comme les délégués syndicaux, ont logiquement besoin d’avoir les informations les plus récentes possibles sur la situation de l’entreprise.
Il n’y a pas de mauvais choix sur la définition de l’année en cours : l’employeur doit utiliser la référence qui lui paraît la plus adaptée à son entreprise. Celle permettant de récupérer le plus facilement les données au sein de l’entreprise puis de les insérer dans la base.
Rien n’impose non plus, dans l’absolu, d’utiliser une définition identique pour tous les indicateurs. Mais utiliser des définitions différentes peut se révéler parfois complexe à gérer pour les services en charge de la mise à jour de la BDESE.
Attention quand même, certains indicateurs légaux doivent être fournis sur une base de calcul particulière, imposant par exemple l’appréciation de l’information au 31 décembre de la dernière année civile échue au titre de l’« année en cours ».
