BDESE : un outil pour légitimer le rôle central des RH
La loi impose la mise en place de la BDESE et encadre son contenu faute d’accord collectif en la matière. Ce sont les services RH qui ont, par nature, la tâche de veiller au respect de cette obligation. Ce qui va permettre de légitimer le rôle des services RH dans l’entreprise, si le travail est bien accompli.
BDESE et services RH : l’enjeu face aux autres directions transverses de l’entreprise
La BDESE doit contenir, comme son nom l’indique, des données économiques, sociales et environnementales. Le champ est large et nécessite des informations étendues sur de nombreuses facettes de l’entreprise.
Or, les services RH ne disposent, de par leurs fonctions, que des données sociales : données paie ou effectif pouvant être extraites des déclarations sociales et nominatives, données liées à la formation professionnelle ou statistiques sur les risques professionnels, etc.
Comment remplir les autres données ? Les services RH n’ont pas accès en principe aux informations comptables ou financières ni aux données sur les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise. Il est donc nécessaire de collaborer avec les autres directions de l’entreprise pour compléter le contenu de la BDESE.
Il va donc être nécessaire de collaborer de manière régulière avec le service comptable et avec le service sécurité, ou encore avec les services en charge du suivi RSE, des achats, des contentieux juridiques, etc.
Ces services vont avoir une surcharge de travail causée par la nécessité de fournir un certain nombre de données à intégrer dans la base : les services RH vont devoir user de pédagogie et de pouvoir de conviction pour obtenir ces données dans les délais permettant leur transmission aux membres du CSE.
Les services RH vont alors renforcer leur place de direction centrale, disposant d’une vision large de l’entreprise. Et les échanges réguliers avec les autres directions transverses imposés par la mise à jour de la BDESE sont susceptibles de créer des habitudes de travail facilitant les échanges ponctuels pour des projets urgents.
BDESE et services RH : l’enjeu face à la direction générale
Les responsables RH jouent le rôle officiel de représentant de l’employeur face aux représentants du personnel, et donc face à l’ensemble du personnel, en étant en première ligne.
Travailler de façon efficace, tout en conservant un climat social serein, va conforter la place des services RH auprès de la direction générale.
Agir pour compléter la BDESE de façon à éviter des plaintes de la part de l’Inspection du travail ou des actions judiciaires de la part des élus ou des syndicats est une priorité. Tout en se conformant aux exigences de la direction générale quant à la protection des données, exigences parfois contradictoires avec l’obligation légale propre au contenu minimal de la base.
Pour récupérer les données détenues par les autres services, il peut être nécessaire d’avoir l’appui ferme de la direction générale. Message clair de l’importance de communiquer ces informations aux services RH.
Le responsable RH doit se montrer prudent avec le sujet de la BDESE.
C’est ce qu’a démontré la Cour de cassation dans un arrêt du 27 janvier 2021 (n° 19-16.692). Un responsable RH qui n’a pas veillé à la mise en place de la BDESE s’expose à un licenciement pour insuffisance professionnelle, voire un licenciement pour faute si une mauvaise volonté délibérée est établie.
En conséquence, en cas de difficultés pour compléter la base émanant de blocages venant des directions transverses ou de la direction générale, il peut être prudent de faire le constat de ces difficultés dans un courriel échangé avec la direction ou dans un compte-rendu d’entretien professionnel.