BDESE : peut-on ne communiquer que des données sous format équivalent temps plein (ETP) ?

BDESE et effectifs : les rubriques adaptées au format ETP

Le plus couramment, l’effectif de l’entreprise est calculé selon le format de l’équivalent temps plein (ETP), pour la bonne raison qu’il est la référence légale en matière de décompte des effectifs.

Pour le calcul de l’équivalent temps plein, chaque travailleur comptabilisé ne comptera pas pour la même valeur dans l’effectif.

Exemple : un salarié embauché en CDI à temps plein présent sur toute l’année vaut 1. Un salarié embauché en CDD à temps plein présent sur la moitié de l’année vaut 0,5. Un salarié en CDI à temps partiel 50 % présent sur toute l’année vaut 0,5. Un salarié en CDI à temps partiel 50 % présent uniquement sur la moitié de l’année vaut 0,25.

Quelles sont les rubriques pour lesquelles il convient d’utiliser le décompte ETP dans les entreprises de moins de 300 salariés ?

Dans la sous-rubrique « investissement social », le Code du travail fait référence à la notion d’ effectifs, sans plus de précisions. Il est ici possible de se référer à un décompte sous le format ETP.

Pour les données chiffrées à inclure dans la sous-rubrique « analyse des données chiffrées », là encore aucune précision sur le format et donc le recours au format ETP est possible.

Notez-le : le choix de format doit être mentionné expressément dans la BDESE.

Quelles sont les rubriques pour lesquelles il convient d’utiliser le décompte ETP dans les entreprises d’au moins 300 salariés ?

Dans la sous-rubrique « investissement social », l’utilisation de la notion d’ETP est possible pour la donnée « effectif formé à la sécurité dans l’année ». Dans la rubrique « égalité professionnelle », on peut aussi envisager l’utilisation de la notion d’ETP pour les données sur les effectifs, les congés, le positionnement dans l’entreprise.

Le choix de format doit être mentionné expressément dans la BDESE.

BDESE et effectifs : les rubriques non adaptées au format ETP

De nombreuses rubriques ne peuvent pas ou ne doivent pas être remplies par référence au format ETP.

Pour les entreprises de moins de 300 salariés, dans la sous-rubrique « investissement social », le Code du travail fait référence aux notions de « nombre de salariés » ou de « nombre de contrats », sans plus de précisions. Pour ces données, peut-on utiliser le format ETP ? Il semble que cela soit possible, même si les termes semblent plutôt tendrent vers un format personne physique. Cependant, le format ETP ne pourrait ici être utilisé que pour les types de contrat pris en compte.

Il est ainsi exclu de faire référence au format ETP pour les données suivantes :

• nombre de salariés temporaires ;
• nombre de salariés appartenant à une entreprise extérieure ;
• nombre de contrats d’insertion et de formation en alternance ouverts aux jeunes de moins de vingt-six ans ;
• nombre de stagiaires de plus de 16 ans ;
• nombre de salariés bénéficiaires de l’abondement sanction au CPF ;
• nombre de salariés ayant bénéficié d’un entretien d’évolution professionnelle.

Pour les entreprises d’au moins 300 salariés, dans la sous-rubrique « investissement social », le Code du travail fait référence aux notions d’« effectif permanent », d’« effectif mensuel moyen », de « salariés titulaires d’un contrat de travail », de « nombre de salariés », et de « nombre de travailleurs ».

Pour la notion d’effectif permanent, le Code du travail impose un calcul particulier : prise en compte de tout salarié à temps plein, inscrit à l’effectif pendant toute l’année et titulaire d’un CDI.

Pour la notion d’effectif total, le Code du travail impose de prendre en compte tout salarié inscrit à l’effectif au 31/12 quelle que soit la nature du contrat : il semble donc nécessaire ici de procéder à un calcul en personnes physiques et non en ETP.

Pour la notion d’effectif mensuel moyen, le Code du travail impose d’utiliser l’effectif total mensuel, donc là encore en référence aux personnes physiques et non à l’ETP.

Toutes les données pour lesquelles il est fait référence à un nombre semblent elles aussi conduire à un calcul en personnes physiques.

Dans la rubrique « égalité professionnelle », la notion d’ETP n’est pas envisageable pour les données sur :

• la durée et l’organisation du travail ;
• les embauches et les départs ;
• les promotions ;
• l’âge ;
• les rémunérations ;
• la formation ;
• les conditions de travail,
• la santé et la sécurité au travail.

L’employeur peut-il toutefois agir pour ne conserver que des données sociales sous format ETP ?

Oui, mais en passant par la négociation d’un accord d’entreprise portant sur le contenu de la base.

Faute d’accord, il faudra continuer à jongler entre personnes physiques et ETP.