BDESE : peut-on mettre en pause son actualisation pendant la période estivale ?

Un rythme de mise à jour qui varie selon les entreprises

Un accord d’entreprise majoritaire ou en l’absence de délégué syndical un accord entre l’employeur et le comité social et économique (CSE) adopté à la majorité des titulaires peut définir les modalités de fonctionnement de la BDESE et notamment sa fréquence de mise à jour.
Faute d’accord c’est l’employeur qui doit déterminer les modalités d’actualisation et en informer les élus.
L’important étant que les élus puissent utilement exercer leurs compétences.

Il faut notamment que la BDESE soit mise à jour avant :

• les 3 grandes consultations en principe annuelles ;
• les informations trimestrielles délivrées dans les entreprises d’au moins 300 salariés.

Il faut donc faire la mise à jour avant la consultation en respectant au moins les périodicités du Code du travail (autrement dit trimestre ou année). L’important étant que les représentants du personnel aient eu cette information suffisamment tôt pour préparer leur consultation et avant que ne démarre le délai de consultation qui leur est accordé.

Bon à savoir : d’autres rendez-vous ne doivent pas être oubliés comme l’insertion des données sur l’index égalité ou les écarts de représentation femmes-hommes au 1er mars, ou l’insertion des projections pour les 3 années à venir chaque début d’année.

Une information qui doit rester de qualité

La période estivale ne doit pas nuire à la qualité des informations données aux élus.

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, les réunions périodiques ont une périodicité qui peut être déterminée par accord d’entreprise majoritaire sans que leur nombre puisse être inférieur à 6 par an. A défaut d’accord, dans les entreprises d’au moins 300 salariés, le comité social et économique se réunit au moins une fois par mois sur convocation de l’employeur ou de son représentant. Dans les entreprises de 50 à moins de 300 salariés, le comité se réunit au moins une fois tous les deux mois.
L’employeur ne peut, sauf cas de force majeure, déroger à la fréquence de réunion des représentants du personnel.
Ainsi malgré les éventuelles vacances de chacun, l’employeur doit s’organiser pour respecter au mieux cette périodicité d’une réunion par mois ou tous les 2 mois.

Concernant plus précisément la BDESE il est possible de ne pas l’alimenter pendant la période estivale si cela ne bloque pas les fonctions des élus. Par contre si une des réunions porte, par exemple, sur l’une des 3 grandes consultations, bien évidemment la BDESE doit être alimentée.

Attention : Les tribunaux ont déjà jugé qu’une base non mise à jour ne contient pas les éléments indispensables à une information loyale sur les orientations stratégiques de l’entreprise permettant aux élus de rendre un avis éclairé (voir notre article « Absence de mise à jour de la BDES : une entreprise vient de se faire condamner ! »).