BDESE : peut-on mettre en pause son actualisation pendant la période estivale ?

Un rythme de mise à jour qui varie selon les entreprises

Un accord d’entreprise majoritaire ou, en l’absence de délégué syndical, un accord entre l’employeur et le CSE adopté à la majorité des élus titulaires peut définir les modalités de fonctionnement de la BDESE, et notamment sa fréquence de mise à jour.

Faute d’accord, c’est l’employeur qui doit déterminer les modalités d’actualisation et en informer les élus. L’important étant que les élus puissent utilement exercer leurs compétences.

Il faut notamment que la BDESE soit mise à jour :

• avant la date d’ouverture de chacune des 3 grandes consultations récurrentes (en l’absence d’accord, elles ont lieu chaque année) ;
• chaque trimestre, dans les entreprises d’au moins 300 salariés, pour intégrer les données sur l’évolution générale des commandes et l’exécution des programmes de production, les éventuels retards de paiement de cotisations sociales, l’évolution des effectifs et de la qualification des salariés par sexe.

La mise à jour de la BDESE doit donc être effectuée avant chaque consultation en respectant au moins les périodicités prévues par le Code du travail (trimestre ou année). L’important étant que les représentants du personnel aient eu cette information suffisamment tôt pour préparer leur consultation et avant que ne démarre le délai de consultation qui leur est accordé.

Bon à savoir : d’autres rendez-vous ne doivent pas être oubliés comme l’insertion des données sur l’index égalité ou les écarts de représentation femmes-hommes au 1er mars, ou l’insertion des projections pour les 3 années à venir chaque début d’année.

Une information qui doit rester de qualité

La période estivale ne doit pas nuire à la qualité des informations données aux élus.

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, les réunions du CSE ont une périodicité qui peut être déterminée par accord d’entreprise majoritaire sans que leur nombre ne puisse être inférieur à 6 par an. À défaut d’accord, dans les entreprises d’au moins 300 salariés, le CSE se réunit au moins une fois par mois sur convocation de l’employeur ou de son représentant.

Dans les entreprises de 50 à moins de 300 salariés, le comité se réunit au moins une fois tous les deux mois.

L’employeur ne peut, sauf cas de force majeure, déroger à la fréquence de réunion des représentants du personnel. Ainsi, malgré les éventuelles vacances de chacun, l’employeur doit s’organiser pour respecter au mieux cette périodicité d’une réunion par mois ou tous les 2 mois.

Concernant plus précisément la BDESE, il est possible de ne pas l’alimenter pendant la période estivale si cela ne bloque pas les fonctions des élus. Par contre si une des réunions porte, par exemple, sur l’une des 3 grandes consultations, la BDESE doit bien évidemment être alimentée.

Attention : les juridictions ont déjà jugé qu’une base non mise à jour ne contient pas les éléments indispensables à une information loyale sur les orientations stratégiques de l’entreprise permettant aux élus de rendre un avis éclairé (voir notre article « Absence de mise à jour de la BDES : une entreprise vient de se faire condamner ! »).