BDESE : organiser la conservation des données des années antérieures
La BDESE est une base de données avant tout. La faire fonctionner nécessite notamment d’organiser de façon efficace la conservation des données. Cette conservation peut être imposée par la loi, adaptée par le jeu des négociations ou encore relever du choix personnel de l’employeur.
Données des années antérieures de la BDESE : une durée minimale de conservation à respecter
Que nous dit l’article R. 2312-10 du Code du travail ? « Les informations figurant dans la base de données portent sur l’année en cours, sur les deux années précédentes et, telles qu’elles peuvent être envisagées, sur les trois années suivantes ».
Le Code du travail impose donc, à titre supplétif, de conserver les données des deux années précédentes. Les élus du CSE doivent y avoir accès à tout moment. La présentation de ces données peut prendre une forme librement choisie par l’employeur : les documents déposés dans la base ne doivent pas forcément permettre une comparaison immédiate des données sur plusieurs années.
Une question reste sujette à interprétation et doit faire l’objet d’un arbitrage de la part de l’employeur : que recouvre la notion d’ « année précédente » ? Parle-t-on d’année civile ? Ou bien doit-on se baser sur l’exercice fiscal de l’entreprise ou sur la date à laquelle sont organisées chaque année les consultations récurrentes obligatoires du CSE ou sur la date d’anniversaire de création de la BDESE dans l’entreprise ? A l’employeur de faire un choix parmi ces possibilités. Ce choix devant apparaître clairement dans la base.
Attention, l’obligation de conservation des deux dernières années peut faire l’objet d’une réduction voire d’une suppression par accord portant sur l’adaptation du cadre de la BDESE. Cet accord peut aussi prévoir comment déterminer ce que recouvre la notion d’ « année précédente ».
Données des années antérieures de la BDESE : une extension de la durée de conservation facultative mais à étudier
L’entreprise a donc l’obligation d’organiser, au profit des utilisateurs de la base, les informations y figurant au titre des deux années antérieures.
Quid des années N-3, N-4, N-5, etc. ? Il convient de vérifier si un accord conclu dans l’entreprise n’impose pas formellement une mise à disposition en faveur des élus des informations des années antérieures au-delà des deux dernières années. Dans la pratique, certains accords adaptent le cadre légal supplétif et prévoient la mise à disposition dans la BDESE des données des 3 années à venir, de l’année en cours et des 3 années précédentes.
Si aucune contrainte conventionnelle ne pèse sur l’employeur, il peut donc supprimer au fur et à mesure toutes les données qui deviennent « périmées », à savoir les données de plus de 2 ans. Pour cela, l’outil hébergeant la BDESE doit permettre une manipulation simple des données et leur suppression pure. Il n’existe aucune obligation juridique d’informer les élus du CSE avant de supprimer ces données « périmées ».
Peut-on toutefois décider de conserver les données « périmées » ? Oui, et cela peut être utile pour l’entreprise dans un souci de suivi dans le temps. Remonter sur un certain nombre d’années antérieures quant aux statistiques sur l’absentéisme ou la formation professionnelle est parfois fort utile, notamment en cas de changement récent des équipes RH qui ne disposent pas de la connaissance historique de la situation de l’entreprise sur ces sujets. La BDESE présentant l’avantage d’un accès rapide à des données classées dans des répertoires connus.
Comment procéder à la conservation de ces données « périmées » ? Deux choix s’offrent à l’entreprise. Les laisser dans l’outil lui-même, accessibles en conséquence pour les élus du CSE. Ce choix est possible sous réserve que l’outil hébergeant la base ne soit pas limité quant au nombre de données communiquées. En pratique, ce choix ne présente pas de réel intérêt pour l’entreprise comme pour les élus, car il rend l’accès aux informations parfois plus difficile pour eux-mêmes.
Deuxième choix : archiver l’ensemble des données d’une année « périmée ». Permettant à l’employeur d’y accéder si besoin sans que ces données ne restent accessibles aux élus et encombrent la base. Là encore, attention : toutes les solutions d’hébergement de la BDESE ne permettent pas un tel archivage. BDESE Online dispose par exemple d’une possibilité d’archivage au bénéfice des entreprises. Ce choix est selon nous le plus intéressant dans la pratique.
