BDESE dématérialisée : un élu peut-il quand même exiger la transmission des informations par voie papier ?
C’est une question qui revient de temps en temps dans les entreprises. Difficulté d’utilisation des outils numériques, manque de préparation des réunions, présentation des données illisible dans la solution d’hébergement de la base, perte des droits d’accès, plusieurs raisons peuvent pousser les élus à une telle demande. L’occasion de revoir les responsabilités de chacun quant au format de la BDESE.
Forme de la BDESE : un format choisi ou subi par la direction
La forme de la BDESE fait l’objet d’un encadrement par le Code du travail. C’est l’article R. 2312-12 qui pose un principe désormais bien connu : la base doit obligatoirement être sous format numérique dès lors que l’entreprise compte au moins 300 salariés. Le format est donc subi pour l’entreprise qui a la responsabilité juridique de créer et de mettre à jour la base sur un outil numérique.
Pour les entreprises comptant entre 50 et moins de 300 salariés, un choix est offert entre format numérique ou format papier. Choix relevant de la liberté de l’entreprise.
Toutefois, un accord d’entreprise, un accord avec le CSE (faute de délégués syndicaux dans l’entreprise) voire un accord de branche (uniquement pour les entreprises de moins de 300 salariés) peuvent prévoir des modalités différentes quant au format de la base. Dans un sens d’élargissement des solutions d’hébergement offertes, mais le plus souvent dans un sens de restrictions des choix offerts à l’employeur avec la fixation d’un format unique imposé.
La situation des entreprises diffère donc quant aux options dont elles disposent pour choisir la forme de leur base. L’employeur doit vérifier au préalable les formats possibles, pour éviter des poursuites pour délit d’entrave au fonctionnement régulier de l’instance en cas de recours à un format interdit.
Si plusieurs formats sont envisageables, l’employeur doit se déterminer en fonction de plusieurs critères de choix : simplicité de la solution, coût, évolutions, protection des données et accès, usages supplémentaires, etc.
Forme de la BDESE : un format subi par les élus
Comme vu ci-dessus, le format de la BDESE relève du cadre de mise en place de la base. Or, cette mise en place constitue une obligation juridique incombant à l’employeur et à lui seul. Les élus du CSE n’ayant pas voix au chapitre, sauf ouverture d’une négociation sur le sujet.
L’employeur choisit le format parmi les options offertes, les élus subissent ce choix sans possibilité d’actions pour le contester.
Une fois la base créée et complétée, sous format numérique si c’est le choix de l’employeur, elle sert de support de transmission des informations remises aux élus à diverses occasions. Principalement au titre des consultations récurrentes obligatoires.
L’employeur a tout le loisir de remplir les données concernées dans la base sous format numérique et de refuser de transmettre ces mêmes informations également sous format papier lors des réunions plénières. Y compris si la transmission sous format papier était un « usage » en vigueur dans l’entreprise jusqu’alors. Un élu du CSE peut demander à l’employeur de continuer à fournir des données sous format papier mais il ne peut l’exiger.
Le raisonnement tenu ci-dessus est strictement identique pour un salarié souhaitant obtenir les informations sous format numérique alors que l’employeur a opté pour une BDESE papier.
