BDESE : comment gérer le passage du seuil des 300 salariés ?

BDESE et seuil des 300 salariés : la date d’application des nouvelles obligations d’informations

Le contenu de la BDESE, en l’absence d’accord, diffère selon l’effectif de l’entreprise. L’article R. 2312-8 du Code du travail fixe le contenu supplétif de la base pour les entreprises de moins de 300 salariés. L’article R. 2312-9 du Code du travail fixe quant à lui le contenu supplétif de la base pour les entreprises d’au moins 300 salariés.

Des obligations propres à la forme de la BDESE et aux rubriques à mettre à jour lors des consultations récurrentes obligatoires diffèrent aussi selon l’effectif de l’entreprise.

Le seuil des 300 salariés s’apprécie en se basant sur les règles de calcul des effectifs prévues par le Code du travail. C’est-à-dire en décomptant l’effectif en équivalent temps plein (ETP) sur le mois.

Faute de précisions dans la loi quant au mode de calcul, on peut estimer que ce seuil des 300 salariés doit être atteint pendant au moins 12 mois consécutifs pour créer de nouvelles obligations pour les employeurs en matière de CSE. C’est le cas, par exemple, de la création d’une commission santé, sécurité et conditions de travail, de la désignation des représentants syndicaux au CSE ou de l’accroissement du contenu de la base.

BDESE et seuil des 300 salariés : réagir sur l’outil BDESE

L’entreprise dispose, pour l’instant, d’une BDESE adaptée aux règles propres aux entreprises de moins de 300 salariés ? Il va falloir réagir.

En premier lieu, si la base est hébergée sous format papier, il faut immédiatement la numériser. Il appartient alors à l’employeur de faire le choix du support d’enregistrement de la base :

• soit en la déposant sur l’intranet de l’entreprise ;
• soit en la déposant dans un outil spécialisé via une solution hébergée externalisée avec un accès permanent pour les utilisateurs par internet, tel que BDESE ONLINE.

Des employeurs ont déjà pu fournir la BDESE aux élus par fichier PDF, via une clef USB ou par email. Attention, cette solution a pu être remise en cause par des juges. En effet, les membres du CSE doivent disposer en permanence d’un accès à la BDESE, laquelle doit être régulièrement mise à jour.

Remarque : un accord d’entreprise peut imposer un format électronique pour les employeurs dans les entreprises de moins de 300 salariés.

Dans un second temps, il faudra rajouter toutes les données requises par l’article R. 2312-9 du Code du travail applicable aux entreprises d’au moins 300 salariés. Il faudra ainsi vérifier parmi les données requises lesquelles sont déjà dans la base puis compléter en ajoutant les données manquantes, ce qui représente un travail fastidieux.

Vous pouvez en trouvez le détail dans notre livre blanc sur la liste des informations à fournir selon la taille de l’entreprise.

Une question se présente alors : doit-on fournir les données des années N-1 et N-2 pour les informations nouvellement ajoutées à la base ? Le Code du travail n’apporte pas de réponse sur ce point. A notre sens, la priorité est de fournir les données pour l’année N. On peut attendre les années suivantes pour conserver les données et obtenir nos données N+1 et N+2.

Une problème plus complexe demeure également : l’entreprise a négocié un accord d’entreprise adaptant le cadre légal supplétif de la BDESE, et cet accord ne prévoit pas l’évolution de la base en cas de franchissement du seuil des 300 salariés. Si l’entreprise conserve la BDESE en l’état, en se contentant de la conformité à l’accord initial, elle s’expose à notre sens à des poursuites pour délit d’entrave et à des blocages lors des procédures d’information-consultation. La solution passe par la négociation d’un nouvel accord, élaboré à partir du cadre légal supplétif prévu pour les entreprises de 300 salariés et plus.