BDESE : anticiper la forme de présentation des données pour en faciliter l’exploitation
La BDESE nécessite, tant pour sa création que ses mises à jour, la mobilisation de ressources de l’entreprise, constituant un coût certain. Pour le limiter, vous pouvez vous interroger sur le format de présentation des données communiquées aux représentants du personnel, afin de rechercher un outil simple d’utilisation tout en respectant les exigences légales propres à la BDESE.
Présentation des données dans la BDESE : les principes légaux
Les données à intégrer dans la BDESE sont très nombreuses, telles que prévues par les articles R. 2312-8 et R. 2312-9 du Code du travail.
Pour gérer cette masse d’informations, l’employeur va devoir faire des choix en matière de présentation. Avec une complexité supplémentaire apportée par l’obligation de conserver les données des deux années précédentes et fournir des données pour les trois années à venir.
Les choix en matière de présentation des données sont également dictés par leur format : l’article R. 2312-10 du Code du travail impose par priorité l’utilisation de données chiffrées, qui peuvent par exception être remplacées par de grandes tendances pour les informations sur les trois années à venir.
Pour la présentation des données chiffrées, on tend logiquement vers l’utilisation de tableaux. Toutefois, rien dans la loi n’impose le recours aux tableaux. Il est ainsi tout à fait possible de recourir à des rapports rédigés dans lesquels seront intégrés les chiffres exigés par le Code du travail.
Présentation des données dans la BDESE : l’adaptation aux capacités de l’entreprise
L’employeur, seul décideur lors de la construction de la BDESE en l’absence d’accord d’entreprise, va devoir s’interroger sur le meilleur outil de présentation des données.
Construire des tableaux uniques pouvant regrouper pour un même indicateur les chiffres exigés, avec une visibilité sur les six ans requis, semble être la solution la plus simple et efficace pour remplir les obligations propres à la BDESE.
Il faut également vérifier si vos logiciels (paie, comptabilité, gestion du temps, hébergement de la BDESE) sont en mesure de produire de façon automatisée certaines données exigées par les articles R. 2312-8 ou R. 2312-9. L’intégration et la mise à jour des données via l’utilisation d’un tel logiciel constitue un réel gain de temps, d’autant plus lorsqu’il existe une passerelle directe entre l’outil et la BDESE. C’est le cas de l’outil BDESE online, qui permet de récupérer une centaine d’indicateurs en chargeant les DSN.
L’intégration de rapports initialement rédigés pour d’autres usages que la BDESE peut également constituer un gain de temps certain. Par exemple, un rapport RSE peut comporter un certain nombre d’informations requises au titre de la base. Il contient toutefois d’autres informations dont l’intégration n’est pas exigée dans la base, et va être moins pratique à mettre à jour, au contraire d’un tableau précis. Or, comme le rappelle l’article R. 2312-11 du Code du travail, la BDESE doit faire l’objet d’une mise à jour régulière sous peine de mise en jeu de la responsabilité de l’employeur.
Il est donc nécessaire de s’interroger sur le format de présentation le plus adapté, indicateur par indicateur : ces choix vont impacter le travail des contributeurs à la BDESE pour de longues années. Le retour d’expérience des audits de BDESE démontre en effet que la plupart des entreprises conservent au fil des ans la présentation utilisée lors de la création de la base.
