BDESE 2025 : 5 pièges à éviter pour rester conformes

Le webinaire organisé le 5 juin 2025 par les Editions Tissot et BDESE Online avait ainsi pour thème : « BDESE 2025, 5 pièges à éviter pour rester conforme ». C’était l’occasion d’échanger en direct autour de plusieurs points sur lesquels focaliser son attention dans les mois à venir, à travers l’intervention d’un expert remontant ses expériences de terrain et répondant aux questions des participants.

Pour partager les développements apportés lors de ce webinaire, nous vous proposons de découvrir notre livre blanc « BDESE 2025, 5 pièges à éviter pour rester conforme ». Il reprend le contenu de la présentation réalisée lors du webinaire et présente les réponses données par notre expert aux principales questions des participants.

Vous serez prêt à déjouer ces pièges en alliant efficacité et sécurité juridique !

Ne pas mettre à jour les indicateurs obligatoires

La BDESE doit être complétée par la mise à jour des différents indicateurs s’y trouvant. Simple dans le principe, complexe dans la réalisation. En effet, le volume des données à intégrer reste important et sollicite un rapprochement avec d’autres services de l’entreprise.

Il est essentiel d’anticiper ce travail de collecte.

Une question a soulevé des échanges intéressants : comment respecter l’obligation de fournir des données prévisionnelles ? On peut se contenter, faute de données chiffrées à disposition, de mentionner des tendances sous forme de flèches, par exemple. On pourrait aussi ne pas fournir de données, mais il est alors nécessaire de justifier la raison de ce « trou ».

Fournir la BDESE trop tard aux élus du CSE

Le timing, tout est une question de timing ! Et ce timing nécessite à lui seul un travail des services RH permettant de définir quand une rubrique donnée de la BDESE doit faire l’objet d’une mise à jour.

Il faut définitivement oublier l’idée d’un calendrier annuel unique utilisable comme référence par toutes les entreprises : ce calendrier n’existe pas malgré les demandes répétées des participants au webinaire ! Et attention à ne pas se fier au site service-public qui commet des erreurs sur la question de la fréquence de mise à jour !

Retrouvez dans notre livre blanc « BDESE 2025, 5 pièges à éviter pour rester conforme », les principes directeurs à suivre dans le but de maîtriser les échéances de mises à jour de la base.

Négliger la sécurité et l’accessibilité de la BDESE

Deux points principaux : la question du RGPD et la création d’une charte.

Créer une charte à signer par les utilisateurs de la BDESE peut être une bonne pratique permettant à titre préventif de rappeler des règles quant à l’usage de la base. Cela reste une faculté offerte à l’employeur et non une obligation.

La question de l’enregistrement de la BDESE parmi les traitements soumis au RGPD est aussi intéressante à creuser. La réponse : tout dépend en réalité de la forme de la base !

Utiliser un support inadapté ou mal structuré

18 % des participants sondés lors du webinaire du 5 juin 2025 disposent d’une solution en ligne hébergeant la BDESE. C’est l’une des solutions permettant de respecter les obligations légales en matière d’accès à la base pour les utilisateurs.

Plusieurs décisions de justice étudiées lors du webinaire et reprises dans le livre blanc « BDESE 2025, 5 pièges à éviter pour rester conforme », réduisent de façon importante les formats possibles pour la base dématérialisée. Piège majeur en vue !

Oublier d’associer les représentants du personnel à la construction de la BDESE

Les élus n’ont pas de rôle direct, car la création et les mises à jour de la base relèvent de la responsabilité exclusive de l’employeur.

Néanmoins, comme le montre leur forte présence parmi les participants au webinaire, ils peuvent se montrer actifs, notamment en vérifiant le contenu de la base et exigeant des précisions additionnelles aux données déjà fournies.

Et ils commandent de plus en plus d’audits des BDESE de leur entreprise : aux employeurs de s’y préparer dès maintenant !