Alimentation automatisée des données de la BDESE : doit-on procéder à une vérification avant communication aux élus ?

Remplissage automatisé de la BDESE : un réel gain de temps

Remplir la BDESE, c’est fournir aux élus des indicateurs pour répondre aux exigences des articles R. 2312-8 et R. 2312-9 du Code du travail ainsi qu’aux exigences des autres articles du Code imposant une transmission de données par le biais de la base.

A savoir, selon les décomptes et le découpage opéré par les experts :

• plus de 70 indicateurs pour les entreprises de moins de 300 salariés ;
• et plus de 210 indicateurs pour les entreprises d’au moins 300 salariés.

Toute bonne idée est donc intéressante pour faciliter le remplissage de ces données. C’est le cas des solutions proposant aux employeurs de remplir de façon automatisée certains indicateurs en utilisant des données présentes dans des documents ou bases de données préexistantes dans l’entreprise.

Logiciel de paie, outils internes de gestion de base de données et d’extrapolation, solutions dédiées à la réalisation de la base, plusieurs interlocuteurs peuvent proposer une aide bienvenue à l’employeur sur la mise à jour de la BDESE.

Par exemple, BDESE Online propose aux entreprises d’importer leurs DSN dans la solution BDESE en ligne. Ce qui permet de compléter :

• jusqu’à une centaine d’indicateurs pour les entreprises de 300 salariés et plus ;
• une cinquantaine d’indicateurs pour les entreprises de moins de 300 salariés pouvant être mobilisés pour répondre aux obligations d’informations des élus et des délégués syndicaux par la BDESE.

La solution en ligne BDESE Online vous permet de faciliter sa mise en place en toute sécurité. N’hésitez pas à nous contacter pour une démonstration. Nous pouvons aussi vous accompagner lors du remplissage de votre base pour déterminer les informations à mettre ou auditer le contenu de votre BDESE.

Remplissage automatisé de la BDESE : un contrôle à multiples effets

La promesse d’un remplissage automatisé doit toutefois être relativisée : il n’est pas possible de remplir l’intégralité de la base automatiquement ! Une telle promesse constitue un mensonge. De nombreuses données ne sont pas détenues dans l’entreprise dans une forme ou sur un support permettant une intégration automatisée dans la base. Un traitement devra être opéré par les services RH, financiers, production ou RSE.

Pour les données pouvant donner lieu effectivement à un remplissage automatisé, il convient aussi de vérifier qu’un retraitement est prévu par le prestataire pour mettre en conformité les données récupérées par rapport aux exigences de précisions et de présentations du Code du travail en matière de BDESE. Force est de constater que certains prestataires se contentent de fournir un fichier unique de « données sociales » ne répondant pas du tout aux exigences légales propres à la BDESE.

Une fois ces premières vérifications opérées, reste à opérer un contrôle approfondi des données propres à l’entreprise intégrées dans la base.

Si le prestataire a bien paramétré le transfert des données, il reste que ces données ont bien été renseignées humainement au sein de l’entreprise. Un risque d’erreurs demeure toutefois sur un paramétrage de dossiers salariés par exemple, de nature de contrat, etc. Un mauvais paramétrage du logiciel de paie peut aussi aboutir à des données sociales incohérentes lors de la remontée dans la BDESE.

Le contrôle, qui peut être ponctuel et aléatoire selon la qualité des outils utilisés pour l’automatisation des données, peut donc avoir plusieurs effets :

• assurer la conformité des données transmises par la base ;
• vérifier la qualité des DSN ;
• assurer un paramétrage optimisé du logiciel de paie (ou autre logiciel tel que gestion des temps, formation, suivi absences, etc.) ;
• sécuriser les données utilisées pour les rapports RH remontés au niveau de la direction pour le pilotage des effectifs, masse salariale, etc.