Activités sociales et culturelles du CSE : la BDESE est-elle un outil d’information incontournable entre direction et élus ?

BDESE et ASC : une place réduite légalement

La loi évoque bien le lien entre la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) et la gestion des activités sociales et culturelles.

Pour les entreprises de moins de 300 salariés, les informations relatives aux activités sociales et culturelles sont très limitées. L’article R. 2312-8 du Code du travail impose la fourniture par l’employeur, aux élus, d’une seule information : le montant de la subvention annuelle versée par l’entreprise au CSE au titre du financement des ASC.

Pour les entreprises d’au moins 300 salariés, l’article R. 2312-9 du Code du travail impose à l’entreprise de renseigner un plus grand nombre d’informations sur :

• le montant de la subvention aux ASC au CSE et aux éventuels comités d’établissement ;
• les autres dépenses sociales et culturelles dont la charge financière est directement assumée par l’entreprise sans intervention du CSE, l’employeur devant répartir ces dépenses par grande famille (par exemple : logement, transport, restauration, loisirs, vacances, divers, total) ;
• le coût pour l’entreprise des prestations complémentaires de maladie, de vieillesse et de décès ;
• les équipements mis à disposition des salariés par l’entreprise en lien avec les conditions de vie des salariés à l’occasion de l’exécution du travail.

Faute d’accord d’entreprise sur le contenu de la base, ce sont les seules données liées aux ASC figurant dans la BDESE. Conclusion : les échanges d’informations sur les ASC via la BDESE sont limités dans le sens de l’employeur vers élus, ce qui est logique compte tenu du rôle dévolu par la loi à la BDESE.

BDESE et ASC : un outil à construire

Le sujet des ASC est un sujet-clé dans de nombreux CSE. Dès lors que le budget attribué chaque année pour financer ces activités atteint un niveau élevé.

Avec les informations fournies au titre des articles R. 2312-8 et R. 2312-9 du Code du travail, les élus ont la possibilité de vérifier le bon calcul de la subvention versée par l’employeur et de revendiquer l’attribution des financements sociaux ou culturels assumés encore directement par l’entreprise.

Cependant, la base pourrait servir à supporter d’autres échanges d’informations entre élus et employeurs sur le sujet des ASC.

La première idée serait de faciliter l’information des élus sur les salariés pouvant bénéficier des ASC. Il pourrait donc s’agir d’une liste tenue à jour des salariés présents dans l’effectif de l’entreprise, intégrant immédiatement les nouveaux embauchés et étant expurgée de tous les salariés ayant quitté l’entreprise. Elle pourrait également intégrer les stagiaires et les travailleurs extérieurs, qui peuvent prétendre à certaines activités financées par le comité.

Les élus sont seuls décisionnaires de l’utilisation des fonds. Mais ils doivent parfois informer les employeurs des financements accordés. C’est le cas lorsque le CSE accorde aux salariés des financements pour les activités de service à la personne : il doit communiquer à l’employeur dans les 10 premiers jours de janvier un état récapitulatif de ces financements pour l’année précédente. Si l’outil hébergeant la base le permet, alors il serait utile d’attribuer un droit de contributeur exceptionnel pour un ou plusieurs élus (trésorier, secrétaire ou responsable commission ASC). Ce ou ces contributeurs étant en mesure de fournir cet état récapitulatif (voire de le tenir à jour en permanence) permettant à l’employeur d’y accéder à tout moment.

Lorsque le CSE a décidé de confier à l’employeur la gestion de certaines ASC, le lien établi dans le cadre de cette délégation de gestion va donner lieu à la rédaction de plusieurs documents : accord initial de délégation, rapport annuel sur la délégation, éléments comptables propres à l’activité concernée, équilibre financier, etc. Tous ces documents pourraient être centralisés au sein de la base dans la rubrique dédiée aux ASC, pour en faciliter l’accès.

Autres informations dont l’intégration dans la base peut se révéler intéressante : les documents relatifs à un contrôle URSSAF portant sur les activités sociales et culturelles. Ces documents étant amenés à être utilisés tant par les élus que par l’entreprise.