Accès permanent à la BDES
Premier éclairage des juges

Article publié le 30/10/2018 par BDES online.

La loi vous impose de laisser à vos élus un accès permanent à la BDES. Mais faut-il vraiment prendre cette exigence au pied de la lettre en leur ouvrant un accès 7 jours sur 7 et 24h sur 24 ? Premiers éléments de réponse.

Accès permanent à la BDES : que dit la loi ?

Avant les ordonnances Macron, le Code du travail prévoyait que la BDES doit être accessible en permanence aux membres du comité d’entreprise ou, à défaut, aux délégués du personnel, ainsi qu’aux membres du CHSCT et aux délégués syndicaux (Code du travail, art. L. 2323-8).

Les ordonnances Macron ont ouvert la possibilité de négocier sur les modalités de fonctionnement de la BDES et notamment ses modalités de consultation et d’utilisation.

Il est donc possible de prévoir par exemple des plages horaires de consultation dans le cadre d’un accord.

La seule restriction c’est que les modalités retenues permettent aux élus d’exercer utilement leurs compétences.

Important : La négociation se fait dans le cadre d’un accord d’entreprise majoritaire ou, en l’absence de délégué syndical, un accord entre l’employeur et le comité social et économique, adopté à la majorité des membres titulaires de la délégation du personnel du CSE. Si il n’existe pas d’accord de ce type, un accord de branche peut aussi prévoir les modalités de fonctionnement de la BDES mais seulement dans les entreprises de moins de 300 salariés.

En l’absence d’accord, on retrouve la règle de permanence d’accès à la BDES, qui s’applique aussi pour le CSE (Code du travail, art. L. 2312-36).

Reste à définir ce qu’il faut entendre par accès permanent.

Dans une circulaire du 18 mars 2014, l’administration a précisé que pour des raisons pratiques, la base de données peut ne pas être accessible 24h/24 lorsque le fait de la consulter nécessite un accès aux locaux de l’entreprise, par exemple quand elle est tenue à disposition sous forme papier ou accessible seulement par l’intranet de l’entreprise.

Les juges viennent aussi d’apporter leur point de vue.

Accès permanent à la BDES : une première décision donne des éléments de réponse sur la permanence

L’affaire en question a été traitée par la cour d’appel de Reims.

En l’espèce, il s’agissait d’une entreprise de travail temporaire de 400 salariés permanents et 65 000 salariés intérimaires par an. Cette entreprise avait mis en place la BDES dans un premier temps sur un support papier puis sur support informatique à partir de 2017. Cette BDES, accessible à distance, était strictement réservée aux élus à partir des PC de l’entreprise, et les données n’étaient ni échangeables ni imprimables.

L’entreprise a été assignée en justice par un syndicat qui se plaignait d’une BDES non conforme. Il faisait valoir que la BDES doit être accessible en permanence aux élus quels que soient le temps et le lieu de consultation. Ils se plaignaient notamment que la BDES papier dans les locaux de l’entreprise à Reims rendrait la consultation en permanence de la BDES radicalement impossible puisque les représentants sont sur tout le territoire et les obligerait à des déplacements ; de plus la BDES informatique étant conditionnée à l’utilisation des adresses IP des agences, cela signifie qu’un élu devra se déplacer pour la consulter.

La cour d’appel n’a pas donné raison au syndicat. Elle rappelle que l’employeur fixe les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la base de données de manière à ce que ces modalités permettent aux personnes y ayant accès d’exercer utilement leurs compétences.

En l’espèce, l’entreprise a consulté des intervenants depuis 2015 pour la mise en place d’une BDES informatique et il ne pouvait de toute façon pas lui être reproché le retard pris puisqu’il y avait déjà une BDES papier ce que les textes applicables alors autorisaient.

En outre, pour les juges, compte tenu des impératifs de confidentialité nécessaires à la sauvegarde des données de l’entreprise, il n’apparaît pas anormal que la base de donnée soit accessible depuis les adresses IP des agences, ni que les représentants du personnel doivent se déplacer dans une agence pour la consulter.

Ils soulignent enfin que la notion d’accessibilité permanente doit être appréciée en fonction des textes légaux et de ce que la raison commande, les salariés bénéficiant par exemple d’un droit à la déconnexion et les locaux étant fermés la nuit et le dimanche. Il convient donc de considérer que l’accessibilité permanente est satisfaite lorsque la base de données est accessible pendant les heures de travail et mise à disposition à partir des agences ou sur demande, par courrier ou fax, en l’absence de support informatique.

Cour d’appel de Reims, 20 février 2018, n° 17/025701