Questions-réponses sur la BDES par Anne-Lise Castell, juriste-rédactrice aux Editions Tissot

Article publié le 05/04/2017 par BDES online.

L’accès à la BDES

L’accès des représentants du personnel est-il le même qu’ils soient suppléants ou DP ?

Anne-Lise Castell : La loi parle d’accès de la BDES aux « membres du comité d’entreprise ». Cela semble donc viser les titulaires et les suppléants.

Une position confirmée par l’administration dans la circulaire du 18 mars 2014. Elle indique ainsi que les modalités d'accès, d’utilisation et de consultation de la BDES doivent permettre aux élus d’exercer utilement leurs compétences, qu’ils soient titulaires ou suppléants.

Le CHSCT doit-il avoir accès aux mêmes documents que le CE? Les élus CE et CHSCT ont-ils les mêmes accès ?

Anne-Lise Castell : La question d’un accès différencié à la BDES selon le type de mandat détenu par le représentant du personnel pose débat et n’a pas été tranchée par la loi ni par les juges.

L’article L. 2323-8 du Code du travail indique que la BDES rassemble un ensemble d'informations que l'employeur met à disposition du comité d'entreprise ainsi que du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail. Au vu de cet article on pourrait penser que la loi prévoit un accès libre à l’ensemble des données pour le CE mais aussi le CHSCT. Mais il s’agit uniquement d’une interprétation dans la mesure où la loi n’interdit pas clairement à l'employeur de créer des accès différents selon les types de mandat, et que l’administration ne s’est pas prononcée sur le sujet. Si vous souhaitez ne pas prendre de risque mieux vaut donc éviter de compartimenter.

A noter : la solution BDES Online des Editions Tissot propose un paramétrage par défaut où tout est ouvert aux représentants du personnel, quel que soit leur mandat. Mais les employeurs peuvent s’ils le souhaitent prévoir un accès différencié à la BDES selon les compétences respectives des élus.

La mise en place de la BDES

Mes RP ne me réclament pas de BDES ça ne les intéresse pas ; faut-il quand même que j’en mette une en place du coup ?

Anne-Lise Castell : La mise en place d’une BDES est une obligation légale pour l’employeur. L’entreprise ne peut donc pas se permettre d’en faire l’impasse même si les représentants du personnel n’en semblent pas demandeurs.

Existe-t-il un modèle de BDES pour la mise en place ?

Anne-Lise Castell : Il n’existe pas de modèle concernant la mise en place de la BDES. Les employeurs sont libres de procéder comme ils l’entendent.

Si je prends une solution papier, est-ce conforme si je la mets à disposition au service RH, pour les IRP ?

Anne-Lise Castell : Il est tout à fait possible de tenir sa BDES sous format papier. La gestion peut en être plus compliquée, notamment s’agissant de sa mise à jour et de l’information des élus mais cela reste possible. Si les représentants peuvent accéder facilement à cette BDES au service RH, l’employeur peut remplir ses obligations de cette façon.

Est-ce que la consultation de la BDES est forcément sur informatique ?

Anne-Lise Castell : Tout dépend du support choisi. Si c’est une base papier, les élus ne pourront pas accéder à la BDES par voie informatique, sauf à ce que l’employeur scanne au fur et à mesure la BDES à chaque mise à jour.

Si nous communiquons toutes les informations par papier aux représentants du personnel mais que la BDES n'est pas à jour, qu'en est-il ?

Anne-Lise Castell : Le Code du travail impose une mise à jour de la BDES elle-même. L’article R. 2323-1-6 prévoit bien que les éléments d'information contenus dans la base sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le présent Code.

La confidentialité de la BDES

L’ensemble de la BDES est-elle confidentielle ?

Anne-Lise Castell : Non, il n’est pas possible de classer toute la BDES comme confidentielle.

Plusieurs décisions de justice ont été rendues sur le caractère confidentiel des informations.

En pratique, est considérée comme confidentielle une information :

En outre, pour se prévaloir de la confidentialité, l’employeur doit :

Obligation de discrétion, est-ce synonyme de confidentialité ?

Anne-Lise Castell : L’obligation de discrétion des représentants du personnel concerne justement les informations ayant un caractère confidentiel.

Le Code du travail prévoit en effet que les membres du comité d’entreprise, du comité central d’entreprise, du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail, les délégués syndicaux et, le cas échéant, les délégués du personnel sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur.

Il s’agit de ne pas diffuser l’information classée confidentielle que ce soit auprès des salariés ou de personnes ne faisant pas partie de l’entreprise.

Les informations figurant dans la BDES et leur classement

La nomenclature proposée pour la BDES et ajustée par le décret du 29 juin 2016 est-elle obligatoire ? Ou sert-elle juste à titre d'exemple ? Devons-nous obligatoirement organiser la BDES suivant les 9 rubriques obligatoires ou pouvons-nous l'organiser autrement ?

Anne-Lise Castell : La BDES rassemble un certain nombre d’informations qui sont listées par le Code du travail. Il y a 9 thèmes qui constituent donc a minima les 9 rubriques de la BDES. Il est important de garder ces rubriques obligatoires et de classer les informations en fonction pour que les représentants du personnel puissent retrouver les informations telles qu’elles sont prévues par le Code du travail. Une circulaire de l’administration précise bien que «les informations mises à la disposition des élus doivent être « réparties entre les différentes rubriques de la base de données définies aux articles R. 2323-1-3 et R. 2323-1-4 de la façon qui soit la plus pertinente possible pour faciliter leur exploitation et leur appropriation par les élus.

La difficulté c’est qu’avec la refonte des consultations obligatoires du CE, il serait plus simple d’avoir des rubriques qui correspondent aux nouveaux intitulés des consultations obligatoires mais pour le moment ce n’est pas le cas.

Rien n’empêche par contre les employeurs d’ajouter des rubriques en plus si cela peut les aider à classer les informations et à diffuser des éléments non prévus dans les 9 rubriques légales.

Est-il possible d'insérer le bilan annuel du CHSCT dans les rubriques supplémentaires ?

Anne-Lise Castell : Les informations correspondant au bilan annuel du CHSCT doivent figurer dans la BDES.

Ces informations se trouvent principalement dans la thématique relative à l’investissement social.

Vous devez en effet donner au CHSCT des informations concernant la durée du travail (notamment le travail à temps partiel).
Si l’entreprise compte au moins 300 salariés, vous devez aussi faire figurer des données relatives aux risques professionnels :

Après rien de vous empêche, si vous l’estimez nécessaire d’ajouter une rubrique à ce sujet.

A notre sens, l’employeur peut donc mettre à jour les éléments informatifs figurant dans la BDES puis déposer dans la BDES le bilan annuel rédigé.

Comment se projeter sur 3 ans pour les données sociales ?

Anne-Lise Castell : Vous devez mettre dans la BDES des informations sur 6 ans : l'année en cours, les 2 années précédentes et, telles qu'elles peuvent être envisagées, les 3 années suivantes.

Pour les 3 années à venir, le Code du travail n’exige pas des données chiffrées, des grandes tendances pouvant suffire. Mais encore faut-il véritablement donner de grandes tendances et pas juste de vagues informations. Il faut que les élus puissent avoir une véritable vision de ce que projette l’entreprise en matière économique comme social.

Par exemple, en matière social, vous pouvez estimer les évolutions d’emploi (création/suppression) en fonction des perspectives financières, les besoins de formation au regard des perspectives de changements technologiques anticipés, etc.

Le décret admet qu’en raison de leur « nature » ou « des circonstances », des informations à caractère prospectif ne puissent être apportées mais vous devez alors expliquer pourquoi à vos élus.

Certaines données indiquées dans la BDES sont annuelles. Qu'en est-il de l'obligation relative à la mise à jour des données si celles-ci sont annuelles et ne peuvent donc être intégrées à la BDES qu'en fin d'année?

Anne-Lise Castell : Tant que les informations sont mises à disposition des élus avant leur consultation, pas de souci.

La BDES est-elle obligatoirement en année civile ?

Anne-Lise Castell : Ce n’est pas précisé donc le doute demeure. Selon le Code du travail, les informations de la BDES portent sur les deux années précédentes et l'année en cours et intègrent des perspectives sur les trois années suivantes.

Il faut donc toujours pouvoir remonter de deux ans en arrière et se projeter sur 3 ans. Si vous alimentez votre BDES pour la partie financière en fonction de votre exercice qui démarre par exemple en septembre l’important c’est de respecter ce principe ; en septembre 2017 il faudra des projections allant jusqu’à septembre 2020 et des données antérieures remontant au minimum à septembre 2015.

Il est nécessaire que les RP puissent connaitre la période couverte par les données qui leur sont transmises.

Il est aussi possible que les informations chiffrées correspondent par exemple pour certaines à l’année civile, et pour d’autres, à une périodicité différente.

A l’occasion des consultations annuelles du CE, les dispositions utiles de la BDES doivent-elles être synthétisées dans un document dédié ? La BDES peut-elle au contraire être mise à disposition du CE à l’état brut ?

Anne-Lise Castell : Il n’est pas nécessaire de faire un document dédié au moment de la consultation, la mise à disposition des informations actualisées dans la BDES suffit. Un tel document peut toutefois être intéressant pour permettre une meilleure consultation des élus.

La réalisation d’un document, à intégrer aussi dans la BDES, semble rester obligatoire en matière de bilan social, ce document devant faire l’objet d’une communication extérieure propre auprès des actionnaires et des salariés.

Y a-t-il un délai pour communiquer la mise à jour ?

Anne-Lise Castell : Le Code du travail prévoit que vous devez informer vos représentants du personnel de l'actualisation de la base de données selon des modalités que vous déterminez (C. trav., art. R.2323-1-7). Il n’y a pas de délai limite pour communiquer sur le fait qu’il y ait eu une mise à jour. L’important étant que les représentants du personnel aient eu cette information suffisamment tôt pour préparer leur consultation et avant que ne démarre le délai de consultation qui leur est accordé.

Le sort du bilan social, du rapport unique et du rapport de situation comparée

Doit-on maintenir le bilan social alors qu'on a mis en place la BDES pour les + de 300 salariés ? Est-ce que la BDES peut remplacer le bilan social ?

Anne-Lise Castell : Ce bilan reste obligatoire dans les entreprises d’au moins 300 salariés bien qu’il doive aussi alimenter la BDES.
En effet, les informations du bilan social sont mises à la disposition de tout salarié qui en fait la demande (Code du travail, art. L. 2323-24). Il est donc nécessaire de continuer à l’établir.

A notre sens, l’employeur doit donc mettre à jour les éléments informatifs figurant dans la BDES puis déposer dans la BDES le bilan social rédigé.

L’employeur doit soumettre annuellement le bilan social au CE sous peine d’une amende de 7500 euros.

Le rapport de situation comparée doit-il toujours être produit? Qu’en est-il du rapport annuel unique ?

Anne-Lise Castell : Ces deux rapports n’ont plus à être établis en tant que tels à condition que la BDES contienne les informations actualisées correspondant à ces deux rapports ainsi que des éléments d’analyse.

En effet, la mise à disposition des informations dans la BDES vaut communication des différents rapports ou bilan au CE.
Deux conditions doivent toutefois être remplies pour cela :

Il est aussi possible de mettre à jour les éléments informatifs dans les diverses rubriques de la BDES puis déposer dans la BDES un rapport rédigé.

Quels sont les éléments d'analyse à fournir par exemple ?

Anne-Lise Castell : Par exemple en vue de la consultation trimestrielle du CE, dans les entreprises d’au moins 300 salariés, l’employeur doit retracer mois par mois, l'évolution des effectifs et de la qualification des salariés par sexe. Il doit présenter au CE les motifs l’ayant conduit à recourir à certains salariés (CDD, temps partiel, travailleurs temporaires)